Trong những năm gần đây thương hiệu máy scan Plustek được nhiều doanh nghiệp quan tâm và tìm hiểu bởi sự ưu việt trong tính năng, thiết kế. Máy scan Plustek có thiết kế nhỏ gọn và tinh tế, giúp tiết kiệm không gian văn phòng, thân thiện với môi trường. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng máy scan Plustek sao cho hiệu quả và kéo dài tuổi thọ cho máy. Bài viết này ATALINK sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy scan Plustek để Quý doanh nghiệp cùng tham khảo.
1. Cách sử dụng máy scan Plustek SmartOffice
1.1. Cài đặt driver máy scan Plustek SmartOffice
Bạn có thể cài đặt driver máy bằng đĩa CD hoặc tải về driver của từng dòng máy tại đây. Sau đó chọn dòng máy “SmartOffice”, rồi chọn model máy scan cần cài đặt và tải xuống.
Thực hiện lần lượt các bước cài đặt như sau:
- Chèn đĩa CD vào ổ đĩa của máy tính -> Nhấn chọn “Run autorun.exe” để khởi động chương trình cài đặt
- Giao diện hộp thoại cài đặt hiện ra như sau: Chọn ngôn ngữ cho việc cài đặt driver -> chọn “English” -> rồi nhấn “Next”
- Chọn đường dẫn đến nơi chứa các file của chương trình cài đặt
- Nhấn vào mục “Browse…” để chọn đường link dẫn
- Nhấn “Next” và chờ khoảng vài phút để chạy phần cài đặt driver
- Sau khi cài đặt driver xong, phần mềm sẽ yêu cầu khởi động lại máy. Tích chọn “Yes, I want to restart my computer now” và nhấn “Finish” để kết thúc cài đặt
(Nguồn: https://plustek.com/vnm/)
(Nguồn: https://plustek.com/vnm/)
1.2. Hướng dẫn cách sử dụng máy scan Plustek bằng DocAction
ATALINK sẽ chia sẻ cách sử dụng máy scan Plustek theo các bước như sau:
1.2.1. Khởi động DocAction
Các bước khởi động DocAction:
- Sau khi cài đặt xong driver cho máy scan, DocAction sẽ tự khởi động cùng Windows
- Trước khi sử dụng DocAction, để đạt được chất lượng ảnh tốt nhất, bạn cần chạy “Calibration Wizard”
- Đặt một tờ giấy phù hợp vào máy
- Khởi động phần “Calibration Wizard” từ “Start”
- Bấm Next -> chọn “Calibrate Now”
- Bấm “Start” và đợi máy thực hiện quá trình này khoảng 5 – 10s -> Rồi bấm OK sau khi máy thực hiện xong
- Bấm “Finish” để hoàn tất. Sau khi hoàn thành “Calibration Wizard” bạn có thể bắt đầu cài đặt DocAction
Giao diện của DocAction có dạng như sau:
- Các shortcut bao gồm tất cả các chức năng được thiết lập dành cho các mục đích riêng biệt
- Các thiết lập và cài đặt dành cho shortcut đang chọn
- Các chức năng nâng cao được hiệu chỉnh
1.2.2. Cài đặt cho DocAction
Các thiết lập và cài đặt sau đây được dùng cho chức năng scan tạo file PDF. Các chức năng còn lại được thiết lập tương tự.
Cài đặt lưu file
- Các chức năng của shortcut như sau:
- Copy Utility: Mục đích scan và in tại máy in
- Email Utility: Scan và đính kèm vào Microsoft Outlook
- File Utility: Scan và lưu file
- OCR Utility: Scan và sử dụng ABBYY FineReader 9.0 Sprint để nhận dạng ký tự (nhằm có thể chuyển thành định dạng Word, Excel…)
- Scan Utility: Mục đích scan, sau đó chuyển vào phần mềm quản lý tài liệu hoặc phần mềm xử lý ảnh
- BCR Utility: “Scan Business Card”, ngoài ra còn sử dụng phần mềm BizCard Finder để quản lý tất cả các thông tin
- DI Capture Utility: Scan(quét), sử dụng phần mềm “DI Capture” để chỉnh sửa
- PDF Utility: Scan, đồng thời chuyển sang định dạng pdf
- FTP Utility: Scan và tải file lên FTP
- Cài đặt định dạng tên file
- Định dạng file chế độ màu 24-bit
- Định dạng file cài đặt chế độ thang xám 8-bit
- Định dạng file cài đặt chế độ đen trắng 1-bit
- Chọn thư mục lưu file : Bấm vào và lựa chọn thư mục mong muốn để lưu file
- Thiết lập định dạng file:
- Chọn chế độ thiết lập Image Quality: màu, thang xám, đen trắng
- Thiết lập language(ngôn ngữ) nhận dạng cho cả 3 chế độ
- Lưu file theo các định dạng: JPG, BMP, PDF, Searchable PDF, TIFF Uncompressed, TIFF Compressed, PNG, Multipage-TIFF,…
- Thiết lập nhận dạng ngôn ngữ (khi tạo file Searchable PDF)
- Hiệu chỉnh chất lượng hình ảnh
- Save tất cả ảnh quét vào 01 file (các định dạng JPG, BMP, PNG)
- Chia thành các file, mỗi file chứa … trang
- Tự động gộp các file cùng định dạng vào thành 01 file, lưu ý sử dụng với PDF và Multipage TIFF
Cài đặt chức năng scan
- Chọn chế độ máy quét 1 mặt, 2 mặt hoặc chế độ quét giấy dài
- Nếu quét giấy lớn hơn cỡ chọn thì máy sẽ tự động cắt ảnh sao cho đúng cỡ
- Nếu muốn quét tập tài liệu hoặc giấy tờ có nhiều kích cỡ khác nhau, bạn chọn cỡ giấy là “Automatic” và chọn “Auto Crop”
Tùy chỉnh chức năng nâng cao
- Tab Remove Blank Page: Độ nhạy phát hiện trang trắng. Nếu bạn lỡ chọn trang trắng thì sau khi quét và lưu file sẽ có dòng thông báo danh sách trang trắng được lọc bỏ
- Tab Image Edge Fill: Chọn màu để điền vào viền trong chế độ màu
- Tab Multi Image Output: Chọn độ phân giải ở các chế độ
- Tab Remove Punch Holes: Thay thế lỗ bấm ghim bằng màu nền
1.2.3. Bắt đầu scan
- Đặt tài liệu / giấy tờ vào khay giấy theo chiều được hướng dẫn
- Lựa chọn shortcut mong muốn bằng cách chọn 1 trong 2 cách sau:
- Chọn phím cứng trên thân máy
- Click chuột phải vào biểu tượng ở khay hệ thống, sau đó chọn “Execute” –> chọn shortcut mong muốn
2. Một số lưu ý giúp sử dụng máy scan Plustek hiệu quả
2.1. Bảo quản mặt kính
Mặt kính máy scan là nơi tiếp xúc với hình ảnh, hay giấy tờ mà người dùng định quét. Vì vậy, nếu mặt kính bị trầy xước hay bám bụi bẩn, thì file nhận được sẽ bị các vệt đen làm xấu file và không thể scan được hình ảnh rõ nét, chất lượng.
Trong quá trình sử dụng máy scan Plustek, cần thường xuyên lau chùi mặt kính bằng loại vải mềm chuyên dùng cho máy. Bạn cần lưu ý tuyệt đối không dùng dung dịch rửa kính hay cồn bên ngoài để làm sạch vết bẩn.
Không đặt các vật nặng, bề mặt sần sùi làm trầy hay rạn vỡ mặt kính. Các loại ghim, kẹp, giấy nhớ là thứ mà người dùng thường vô tình bỏ quên trên mặt kính, làm trầy xước kính và kẹt giấy trong quá trình scan. Vì vậy, việc tháo các loại ghim ra khỏi tài liệu trước khi đưa vào scan là điều bạn tuyệt đối không được quên. Ngoài ra, tuyệt đối không scan khi tài liệu / giấy tờ có vết mực hoặc vết bút xóa chưa khô. Điều đó có thể gây bẩn mặt kính máy scan.
2.2. Hạn chế việc scan vượt quá công suất
Đối với mỗi dòng máy scan đều có một công suất quét trong 1 ngày được quy định cụ thể và rõ ràng. Trong 1 ngày, không giới hạn bạn scan 1 lần liên tục hay chia nhỏ scan thành nhiều lần. Nhưng bạn cần lưu ý tổng số trang scan trong 1 ngày không được vượt quá công suất của máy scan.
Người sử dụng thường không để ý đến điều này và lạm dụng khả năng scan tốc độ cao của máy, khiến máy hoạt động quá công suất và làm giảm tuổi thọ của máy. Việc scan quá công suất còn ảnh hưởng đến tuổi thọ của bóng đèn LED trong máy. Trong khi đó, chi phí thay lại bóng đèn khác rất đắt đỏ.
Cách sử dụng máy scan Plustek an toàn là nên dùng đúng công suất, đặc biệt là máy scan văn phòng sẽ giảm bớt tình trạng máy nóng. Với những cải tiến làm tăng sự tối ưu về mặt thiết kế và tính năng thông minh của dòng sản phẩm này, đảm bảo giấy quét đều đặn, phù hợp, duy trì một tốc độ quét ổn định. Do đó, bảo đảm được việc máy scan không phải làm việc quá công suất mà hiệu quả công việc đạt được vẫn không hề thay đổi.
2.3. Khởi động máy đúng trình tự
Một lưu ý trong cách sử dụng máy scan Plustek là nên khởi động máy đúng trình tự. Để tránh hiện tượng sốc điện, bạn hãy cắm đầu cấp nguồn vào ổ điện, sau đó mới bật nút công tắc trên máy. Khi tắt máy bạn nên thực hiện các thao tác ngược lại. Sau khi khởi động, bạn sẽ thấy đèn nguồn bật sáng. Lúc này bạn không nên dùng máy ngay. Hãy chờ 5 – 10 giây để làm ấm máy rồi hãy bắt đầu thao tác quét ảnh, việc này giúp tăng tuổi thọ cho máy.
Ngày nay, với một số dòng máy sử dụng nguồn sáng từ đèn LED như Plustek thì thời gian khởi động làm nóng máy scan gần như được bỏ qua hoàn toàn. Đây có thể coi là một trong những cải tiến đáng kể mà các dòng máy scan mới đang hướng đến sự thân thiện với người dùng. Đảm bảo máy “scan một cách nhanh chóng và chỉnh sửa dễ dàng”. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả sử dụng bạn vẫn nên chờ vì chỉ mất vài giây mà hạn chế việc máy scan bị lỗi hay hỏng hóc.
2.4. Vệ sinh máy scan thường xuyên và đúng cách
Trong quá trình sử dụng máy scan Plustek, cần phải vệ sinh máy thường xuyên để đảm bảo chất lượng bản scan tốt. Khi muốn làm vệ sinh máy trước tiên bạn cần tắt máy và rút luôn dây cáp dữ liệu truyền từ máy tính nối sang máy quét. Điều này vừa đảm bảo an toàn cho máy quét lẫn cho chính người sử dụng. Hãy dùng miếng vải mềm đi kèm máy để vệ sinh máy được tốt nhất.
Lưu ý: Tuyệt đối không sử dụng dung dịch như nước rửa kính hay cồn để làm sạch bề mặt kính của máy scan.
2.5. Thường xuyên cập nhật driver cho máy
Máy scan Plustek không thể hoạt động độc lập, vì nó chỉ là một thiết bị ngoại vi của máy tính. Cách sử dụng máy scan Plustek hiệu quả là hãy thường xuyên cập nhật driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất. Trung bình 6 tháng / 1 lần sẽ có một phiên bản cài đặt mới được update.
3. Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy scan Plustek SmartOffice. Thông qua bài chia sẻ này, ATALINK hy vọng doanh nghiệp sẽ nắm rõ cách sử dụng máy scan Plustek sao cho hiệu quả và đảm bảo độ bền lâu dài.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm hiểu các loại máy scan Plustek, máy in, máy tính, thiết bị công nghệ… Vui lòng truy cập ngay vào Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK. Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và tiết kiệm thời gian tìm kiếm sản phẩm với rất nhiều doanh nghiệp uy tín. Giúp bạn có thể dễ dàng chọn lựa các sản phẩm chính hãng, chất lượng đảm bảo với giá cả cạnh tranh cho doanh nghiệp mình.
Các bài viết gợi ý:
- Những loại máy scan HP chất lượng
- Review về dòng máy scan Canon
- Kinh nghiệm lựa chọn máy scan Brother
- Các dòng máy scan Epson chất lượng
- Tổng hợp các dòng máy scan Fujitsu chất lượng
- Review về các dòng máy scan Kodak
