Chắc hẳn chúng ta đều từng ít nhất một lần nghe đến cụm từ văn phòng phẩm. Vậy khái niệm của văn phòng phẩm là gì? Và gồm những vật phẩm nào cần thiết cho các doanh nghiệp hiện nay? Cùng ATALINK đọc qua bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết hơn nhé!
1. Văn phòng phẩm là gì?
Văn phòng phẩm được hiểu một cách đơn giản là tất cả các vật tư, vật dụng, sản phẩm được sử dụng phục vụ cho các hoạt động văn phòng.
Khi nhắc tới văn phòng phẩm, chúng ta thường hay nghĩ đến những sản phẩm nhỏ gọn và đơn giản. Thế nhưng, vai trò của văn phòng phẩm lại góp phần lớn trong các hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, các vật dụng này rất cần thiết trong mỗi tổ chức, mỗi văn phòng. Chi phí khi mua các vật dụng văn phòng này cũng cần tính toán và điều tiết sao cho phù hợp để tránh gây lãng phí.
Trên thị trường hiện nay có không ít địa điểm bán văn phòng phẩm. Chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp chúng được bán trong các nhà sách, hiệu sách cùng các cửa hàng văn phòng phẩm lớn nhỏ trên toàn quốc. Để lựa chọn được sản phẩm chất lượng với giá thành hợp lý, doanh nghiệp nên đặt mua tại các đơn vị cung cấp các vật dụng văn phòng đáng tin cậy.
2. Văn phòng phẩm gồm những gì?
Văn phòng phẩm là một trong những yếu tố góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Vậy các sản phẩm dùng trong văn phòng bao gồm những gì? ATALINK xin gợi ý một vài vật dụng văn phòng phẩm sau đây:
- Các loại giấy in, giấy photo, giấy ghi chú, giấy decal, giấy dán nhãn,…
- Máy tính tiền bỏ túi, máy tính tiền để bàn như: máy tính Casio, máy tính tiền Deli, máy tính Vinacal, máy tính tiền MG,…
- Bảng viết các loại: bảng từ trắng, bảng kính, bảng từ xanh, bảng ghim, bảng điện tử, bảng ghi chú,…
- Các loại bìa đựng tài liệu: bìa lá – nhiều lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa phân trang, bìa 3 dây, báo cáo, phân trang giấy, bìa kẹp, bìa treo,…
- Băng keo, băng keo giấy, băng keo 2 mặt, hồ dán,…
- Ghi chép: sổ lò xo, sổ tay, sổ caro, bao thư, túi hồ sơ các loại, đĩa CD, DVD, USB, phiếu thu, phiếu chi, giấy giới thiệu, biểu mẫu các loại, thẻ nhân viên, sổ name card, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn nhập, xuất kho,…
- Lưỡi dao rọc giấy và dao rọc giấy
- Bàn cắt giấy
- Bút viết các loại: bút bi, bút cao cấp để ký tên, bút gel, bút tẩy, bút máy, bút chì, bút lông, bút dạ quang,…
- Kéo cắt giấy: kéo cắt giấy to, kéo cắt giấy nhỏ
- Bấm kim, dập kim: bấm kim 20 tờ giấy, bấm kim đại, bấm kim được 80 tờ, bấm kim nhỏ, bấm kim 210 tờ, ngoài ra còn có bấm kim 500 tờ
- Bấm lỗ: lỗ nhỏ, bấm to và bấm lỗ cỡ đại
- Các loại kẹp giấy: kẹp tròn, kẹp chữ a, kẹp bướm,…
- Hộp dùng để cắm bút: 1 ngăn, 3 ngăn và nhiều ngăn
- Con dấu và dụng cụ làm con dấu: khắc dấu, con dấu, mực dấu
- Các vật phẩm quảng cáo: bút viết có in ấn lên đồng phục, lên trên áo, in quảng cáo lên thân bút, in ấn lên ly tách, gốm sứ, và in ấn lên các sản phẩm khác
- Đồng phục cho nhân viên bao gồm cả đồng phục in logo công ty
- Bảo hộ lao động: găng tay, vớ, nón bảo hộ
- Hóa phẩm – tạp phẩm: hóa phẩm tẩy rửa, thiết bị đóng gói, lưu trữ, khăn giấy và các vật phẩm khác
- Ngoài ra, còn có thiết bị văn phòng như tủ kệ hồ sơ, bàn ghế, máy vi tính,…
3. Phân loại văn phòng phẩm
Văn phòng phẩm được phân loại theo 2 yếu tố: vật liệu và công dụng. ATALINK xin liệt kê chi tiết các vật phẩm theo 2 yếu tố trên như sau:
3.1. Theo vật liệu
Phân loại văn phòng phẩm theo vật liệu có thể được chia thành 4 loại chính: sản phẩm bằng giấy, sản phẩm bằng gỗ, sản phẩm bằng nhựa và sản phẩm bằng kim loại.
- Sản phẩm bằng gỗ: bút chì, thước, khay đựng giấy,…
- Sản phẩm bằng giấy:
- Giấy in (giấy in phun, giấy in laser, giấy photocopy,…)
- Giấy ghi nhớ
- Vở viết
- Cặp tài liệu dùng cho văn phòng được làm bằng giấy
- Sổ sách kế toán (hóa đơn bán lẻ, sổ bìa cứng, giấy giới thiệu, phiếu thu – chi,…)
- Phân trang hay chia file bằng giấy
- Sản phẩm bằng nhựa:
- Các loại hộp, hộp bỏ bút, cặp
- Máy tính
- Băng dính
- Bút đánh dấu dòng (bút ghi đĩa, bút viết bảng, bút dạ, bút nhớ dòng,…)
- Băng xóa, bút xóa
- Bút ký, bút viết (bút mực, bút bi, bút dính bàn đôi, bút chì kim,…)
- File, chia file (túi khuy, file còng, file trình ký, file lá,…)
- Sản phẩm bằng kim loại:
- Nhổ ghim, dập ghim, ghim bấm
- Kẹp tài liệu kim loại
3.2. Theo công dụng
Văn phòng phẩm được phân loại theo công dụng bao gồm các vật phẩm như:
- Các đồ dùng trang trí trên bàn làm việc
- Lịch và kế hoạch làm việc
- Các thiết bị và cặp đục lỗ
- Nhãn và các dụng cụ cơ bản
- Phong bì, giấy, biểu mẫu văn phòng, tiêu đề thư
- Các vật phẩm in ấn
- Hàng khuyến mãi
- Máy fax, máy in cùng với các thiết bị khác kèm theo
- Bút: bút dạ kim, bút chì, bút dạ, bút chì kim, bút bi, bút tẩy, bút đánh dấu,…
- Quà tặng
- Lưu trữ tài liệu
Cách phân loại văn phòng phẩm nào thường được dùng nhất là phân loại theo công dụng, thường được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hơn. Cách phân loại này sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp đặt hàng và cả đơn vị cung cấp sản phẩm trong việc chọn mua và sắp xếp.
4. Danh sách văn phòng phẩm cần thiết
Sau đây, ATALINK sẽ gợi ý một số văn phòng phẩm không thể thiếu khi làm việc.
4.1. Giấy các loại
Các loại giấy văn phòng là một trong số những vật phẩm mà doanh nghiệp nào cũng cần. Giấy văn phòng bao gồm giấy viết, giấy in, giấy ghi chú,… Giấy sử dụng trong văn phòng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: lưu trữ thông tin, bản nội quy, photocopy, soạn thảo hợp đồng, in ấn,…
Loại giấy văn phòng thông dụng nhất vẫn là khổ giấy A4. Các loại giấy khổ lớn và giấy màu thường ít được sử dụng hơn. Ngoài ra còn có ghi chú cũng được sử dụng rất nhiều để ghi nhớ mọi thứ. Giấy in nhiệt và giấy than cũng được sử dụng nhưng ít hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà có thể liệt kê ra các loại giấy văn phòng cần mua.
4.2. File / Folder hồ sơ
File hay Folder hồ sơ, bìa kẹp hồ sơ là sản phẩm rất cần thiết cho các văn phòng, doanh nghiệp. Nó là loại sản phẩm có tác dụng lưu giữ các hợp đồng quan trọng, hồ sơ, kế hoạch xây dựng dưới dạng văn bản. Đảm bảo ngăn nắp, sạch sẽ và các tài liệu cần thiết không bị thất lạc. Ngoài ra, File / Folder hồ sơ còn giúp quản lý, sắp xếp, phân loại thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.
Các bìa kẹp tài liệu cũng giúp doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp hơn khi trình bày những kế hoạch hoặc ký kết hợp đồng với đối tác.
4.3. Bảng viết trong phòng họp
Mỗi phòng họp trong văn phòng rất cần có bảng viết và nam châm. Đây là văn phòng phẩm cần thiết và không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bảng viết trong phòng họp thường sử dụng bảng sắt từ trắng, có thể viết chữ và sử dụng nam châm. Bảng được sử dụng để truyền tải thông tin, thông báo, các khóa đào tạo, hội họp,…
Bên cạnh bảng sắt từ trắng ra thì cũng có một số loại bảng khác như bảng đen, bảng ghim nỉ,… Tùy vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà có thể lựa chọn loại văn phòng phẩm sao cho phù hợp.
4.4. Máy móc và thiết bị văn phòng
Tất nhiên, sản phẩm quan trọng trong văn phòng không thể thiếu đó là máy móc, thiết bị. Mục đích chính là đảm bảo mọi hoạt động công việc diễn ra ổn định và thoải mái. Các loại máy móc không thể thiếu đó là máy scan, máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy đếm tiền, điện thoại bàn,… Những thiết bị này giúp cho các công việc cần làm tại văn phòng trở nên thuận tiện và nhanh chóng nhất có thể.
4.5. Các dụng cụ vệ sinh văn phòng
Một trong những đồ dùng văn phòng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào là dụng cụ vệ sinh văn phòng. Vì văn phòng nào cũng cần phải sạch sẽ, hợp vệ sinh nhằm tạo không gian làm việc thoải mái nhất. Đó là lý do tại sao các dụng cụ vệ sinh văn phòng như nước lau nhà, chổi, giẻ lau,… là rất cần thiết.
4.6. Dụng cụ đóng dấu
Một loại văn phòng phẩm rất cần thiết khác cho doanh nghiệp chính là dụng cụ đóng dấu. Sản phẩm này phát huy công dụng rất tốt trong việc ghi dấu dễ dàng cho các kế hoạch, bản hợp đồng, giấy tờ,… của tổ chức.
Ngoài các đồ dùng ATALINK đã liệt kê, còn rất nhiều văn phòng phẩm khác có thể sử dụng trong văn phòng. Tuy nhiên, trên đây là danh sách ATALINK liệt kê những vật dụng điển hình, không thể thiếu khi dùng trong doanh nghiệp.
5. Tổng kết
Bài viết trên đây là những giải đáp chi tiết về văn phòng phẩm cũng như đôi nét về các loại đồ vật cần thiết cho quý doanh nghiệp. Tuy chúng chỉ là những sản phẩm nhỏ gọn, tiện lợi nhưng lại đóng góp rất nhiều cho sự vận hành và phát triển công ty. Tùy vào nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp mà hãy chọn những sản phẩm sao cho phù hợp.
Ngoài ra, để phát huy hết công năng sử dụng của văn phòng phẩm cho công việc, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị cung cấp vật phẩm chất lượng và uy tín. Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK tự hào là nơi kết nối các nhà cung cấp hàng đầu chuyên về văn phòng phẩm đảm bảo từ chất lượng tới giá thành hợp lý, cạnh tranh. Với việc luôn đặt uy tín và chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, ATALINK được các khách hàng doanh nghiệp lựa chọn là nơi mua sắm tin cậy hàng đầu. ATALINK luôn mong muốn giúp khách hàng có những trải nghiệm mua sắm thú vị và ưng ý nhất!
