Trong thời đại công nghệ hiện nay, máy in là thiết bị hầu như không thể thiếu đối với các văn phòng / doanh nghiệp. Đặc biệt, trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, việc scan tài liệu trên máy in diễn ra thường xuyên. Những tài liệu này cần được sao lưu hoặc gửi cho các phòng ban, đối tác hay khách hàng. Tuy nhiên, chưa hẳn doanh nghiệp nào cũng biết cách scan tài liệu trên máy in sao cho dễ dàng, đơn giản. Bài viết này, ATALINK xin chia sẻ về các cách scan tài liệu trên máy in để Qúy doanh nghiệp có thể áp dụng hiệu quả và nhanh chóng.
1. Các bước scan tài liệu sang file PDF
1.1. Chuẩn bị
Đầu tiên, cần phải kết nối máy in có chức năng scan với máy tính. Đồng thời phải cắm thiết bị với nguồn điện phù hợp và khởi động máy in để kiểm tra hoạt động của máy.
Tiếp theo, đặt tài liệu vào máy scan với mặt cần scan hướng xuống. Bạn sẽ thấy phần hướng dẫn bên cạnh mặt kính cho biết tài liệu nên được đặt vào máy scan theo hướng nào là chính xác.
Sau khi đã đặt tài liệu vào đúng vị trí, để tiến hành Scan, bạn hãy mở máy tính lên -> vào mục “Control Panel” -> chọn “Device and Printers”. Tại đây sẽ có một danh sách các máy in hiển thị bên dưới, tìm đến máy in mà bạn đang sử dụng -> click chuột phải chọn “Start scan”.
Sau khi nhấn “Start scan”, cửa sổ mới hiện lên. Thông qua bản thông số này bạn sẽ biết cách điều chỉnh các thông số tài liệu trước khi in. Để scan ra bản đẹp nhất bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau đây:
- Profile chính là phần chọn định dạng scan
- Color format: đây là phần cho phép lựa chọn scan màu hay không
- File type: lựa chọn định dạng file nhận được sau khi scan là PDF
- Resolution: Mức độ điều chỉnh độ phân giải của tài liệu khi cần scan
1.2. Các bước thực hiện
Bước 1: Bạn có thể tìm trên Google và tải về phần mềm “Softi scan to PDF” để cài đặt thay cho phần mềm PDF đã cài sẵn trong máy, nếu thấy khó dùng hoặc không được tối ưu. Để tiện trong việc quản lý tài liệu sau khi scan, bạn nên cài đặt phần mềm “Docpro” vào máy.
Bước 2: Nhấn chọn “Scan” trong ô “Select Scanner” -> Chọn 200 ở ô “DPI” -> Chọn “Color” ngay sau ô “DPI”.
Bước 3: Chọn trước hàng chữ “Show Scanner Dialog” rồi bấm “Scan”.
Bước 4: Bấm phím “Preview”, quét chọn hay điều chỉnh vùng tài liệu scan. Sau đó chọn lại nút “Scan”.
Bước 5: Chọn nút xoay tài liệu về hướng thẳng đứng rồi thực hiện scan trang tài liệu tiếp theo hay cùng chủ đề. Hoặc bạn có thể click chọn nút “Save PDF” để lưu file muốn lưu.
2. Cách scan tài liệu sang văn bản
Thực hiện tương tự các bước chuẩn bị như đối với cách scan tài liệu sang file PDF, tuy nhiên khác ở các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nếu là văn bản tiếng anh, bạn cài đặt và chạy phần mềm “FreeOCR.net”. Sau đó nhấn “Open” để mở file tài liệu đã scan và lưu dưới dạng file hình ảnh.
Bước 2: Lúc này các nội dung trong tài liệu và văn bản sẽ hiện lên ở khung bên trái khi nhấn “ORC”. Tiếp tục, bạn có thể copy vào chương trình khác hoặc lưu dữ liệu thành file text.
Bước 3: Để xóa nội dung và tiếp tục làm văn bản khác tương tự bạn nhấn chọn “Clear Text Windows”.
3. Cách scan 02 mặt trên máy in
Bước 1: Đặt bản gốc ngay ngắn, sau đó kiểm tra xem tài liệu có nằm đúng vị trí trên màn hình hay chưa? Nếu đã đúng vị trí bạn mới bắt đầu chọn phím “Scanner” trên màn hình điều khiển máy in.
Bước 2: Sau khi nhấn nút scan -> nhấn nút “Store File” rồi tiếp tục chọn “Store Only”. Với việc chọn nút “Store Only” nhằm mục đích đặt lệnh chỉ scan bản gốc vừa đặt lên khay.
Bước 3: Đổi tên file theo mục đích sử dụng để thuận tiện trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu khi cần dùng các thông tin trong file scan. Đồng thời, bạn cũng có thể lưu lại để sử dụng tài liệu scan cho những lần tiếp theo, mà không cần phải có bản gốc. Sau khi thực hiện xong thao tác này, nhấn nút OK để lưu vào máy.
Bước 4: Đây là bước quan trọng bởi vì bạn cần chọn chế độ scan phù hợp. Trên máy in có nhiều chế độ scan khác nhau, cụ thể như: scan 2 mặt vào 1 trang, scan màu, scan 1 mặt,… Vì vậy, bạn cần nắm rõ mục đích scan. Sau đó, bạn nhấn vào nút “Scan Setting” để thay đổi các cài đặt sao cho đúng với yêu cầu.
Bước 5: Để có thể scan 2 mặt, chọn lệnh “Original Feed Type” -> sau đó bấm “2 Sided Original” -> rồi ấn chọn nút OK để máy in thực hiện đúng lệnh đã cài đặt là xong quy trình. Cuối cùng, nhấn vào “Start” sẽ thấy được kết quả của quá trình thực hiện.
(Nguồn: www.ricoh.com.vn)
4. Các bước scan tài liệu từ máy in sang máy tính
Bước 1: Chuẩn bị
- Đầu tiên, kiểm tra kết nối của máy in có chức năng scan hoặc máy in đa năng với máy tính thông qua dây cáp
- Cắm nguồn điện vào máy in
- Cài đặt phần mềm “Scanner and Camera Wizard”, phần mềm này được cài đặt khi mua máy
Bước 2: Tiếp theo để tài liệu cần scan vào máy. Sau đó, bạn vào “Start” -> Nhấn chọn “All Programs” -> sau đó chọn “Accessories” -> chọn “Scanner and Camera Wizard”. Lúc này cửa sổ “Scanner and Camera Wizard” sẽ xuất hiện, click chọn “Next”.
Bước 3: Trong “Tab Choose Scanning Preferences”, bạn tùy chọn “Picture type” sao cho phù hợp nhất với tài liệu scan của bạn -> sau đó ấn chọn Next.
Bước 4: Tiếp theo sẽ xuất hiện mục “Picture Name and Destination”, nhập tên ảnh của bạn. Sau đó lưu file theo định dạng JPG -> tiếp theo chọn thư mục mà bạn muốn lưu ảnh sau khi được scan -> sau đó chọn “Next”. Lúc này, tài liệu của bạn sẽ hiển thị trên máy tính. Trên trang “Other Options”, chọn Nothing -> sau đó chọn “Next”.
Bước 5: Trên cửa sổ “Completing the Scanner and Camera Wizard”, bạn có thể quan sát được tài liệu đã được scan. Thực hiện nhấn vào liên kết hiển thị trong đó. Nếu không hài lòng về kết quả thu được, hãy nhấn vào “Back” để quay lại cửa sổ “Choose Scanning Preferences”. Thực hiện điều chỉnh các cài đặt và thiết lập lại việc scan. Thực hiện lại hành động đến khi nào cảm thấy hài lòng với tài liệu được scan. Chọn “Finish” để đóng cửa sổ tiện ích và mở thư mục có tài liệu được scan.
Như vậy là bạn đã thành công phần scan tài liệu sang máy tính. Thực hiện các thao tác lặp lại như trên nếu muốn scan các tờ tài liệu tiếp theo. Với các file scan xong bạn có thể gửi trong một email hoặc fax đến máy khác. Các tài liệu đã scan sẽ được lưu giữ lâu dài và thuận tiện mà không sợ hư hỏng hay bị lạc mất.
5. Tổng kết
Qua bài viết hướng dẫn các cách scan tài liệu trên máy in, ATALINK mong rằng đã giúp doanh nghiệp biết cách scan tài liệu trên máy in một cách dễ dàng. Thông qua đó có thể lưu trữ văn bản, tài liệu quan trọng thành file mềm trên máy tính. Giúp việc tìm kiếm, chia sẻ tài liệu trong nội bộ, với đối tác, khách hàng trở nên thuận tiện hơn. Đặc biệt, tránh tình trạng bị thất lạc tài liệu sau một thời gian dài.
Trong trường hợp Qúy doanh nghiệp đang băn khoăn không biết tìm sản phẩm máy in và các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy tính,…chất lượng tốt, chính hãng, giá cả phù hợp ở đâu? Hãy đến với ATALINK – Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi kết nối hàng nghìn doanh nghiệp khách hàng với các nhà cung cấp uy tín, cam kết cung cấp các sản phẩm chính hãng 100%.
Hãy đồng hành cùng ATALINK để tối ưu hóa chi phí mua sắm của Doanh nghiệp bạn.
Các bài viết gợi ý:
- Chọn mua máy in phun như thế nào cho phù hợp
- Kinh nghiệm mua máy in màu chính hãng chất lượng
- Máy in laser và những điều khách cần biết khi khách chọn mua
