Máy chấm công là một thiết bị văn phòng bao gồm phần để quét vân tay, thẻ từ,… Máy chấm công mang đến cho các doanh nghiệp nhiều tiện ích trong việc quản lý nhân sự và thực hiện các công việc hành chính một cách thuận lợi nhất. Nếu máy chấm công bị lỗi vì bất kỳ lý do gì, nó sẽ mang lại rất nhiều phiền toái. Bài viết dưới đây, ATALINK sẽ tổng hợp các lỗi kết nối máy chấm công phổ biến và đưa ra một số cách để khắc phục chúng. Tham khảo ngay để có thể giải quyết khi cần thiết nhé!
1. Nguyên nhân gây ra lỗi máy chấm công
Thiết bị chấm công ngày nay có các loại phổ biến như: máy chấm công vân tay, máy chấm công khuôn mặt và máy chấm công thẻ từ. Mỗi loại tuy có hình thức khác nhau nhưng hoạt động quản lý thì tương tự nhau. Sau một thời gian dài sử dụng, lỗi kết nối máy chấm công là khó có thể tránh khỏi cho dù đó là thiết bị có chất lượng cực kỳ tốt. Vậy đâu là nguyên nhân chủ yếu gây ra lỗi của máy?
(Nguồn: http://aikyo.net.vn/)
1.1. Dây mạng gặp vấn đề
Thiết bị chấm công được kết nối với máy tính qua dây mạng. Cũng giống như máy tính, để truy cập Internet hoặc mạng LAN, thông qua dây mạng máy tính phải được kết nối 1 đầu vào máy tính và 1 đầu vào switch mạng. Máy chấm công cũng vậy, sẽ có 1 đầu dây mạng được cắm vào switch mạng và đầu dây còn lại được cắm vào máy chấm công (rất ít trường hợp dây mạng được cắm trực tiếp từ máy tính vào thiết bị chấm công của doanh nghiệp). Dây mạng gặp vấn đề sẽ gây ra lỗi kết nối máy chấm công.
Để kiểm tra xem có phải nguyên nhân máy chấm công bị lỗi do sự cố cáp mạng hay không thì hãy tìm một cáp mạng khác và đảm bảo rằng nó đang hoạt động tốt. Sau đó, hãy thử cắm nó vào máy chấm công thay cho dây cũ. Nếu phần mềm có thể thiết lập kết nối với máy chấm công thì nguyên nhân gây lỗi kết nối máy chấm công là do dây mạng gặp vấn đề.
Trường hợp này, doanh nghiệp hãy thử kiểm tra cả hai đầu dây mạng xem có bị lỏng hay không. Hoặc là dây mạng có bị đứt, bị hỏng ở đâu đó hay không. Nếu 2 đầu dây mạng bị đứt hoặc bị lỏng, doanh nghiệp có thể cắm lại để kết nối 2 đầu mạng. Trong trường hợp bị đứt, hỏng, gây lỗi kết nối máy chấm công, doanh nghiệp có thể kết nối lại hoặc thay thế dây mạng mới.
1.2. Sai địa chỉ IP kết nối
Khi cài đặt phần mềm chấm công, kỹ thuật viên chấm công sẽ cung cấp cho máy một địa chỉ IP tương ứng với dải IP của doanh nghiệp. Mục đích là để phần mềm cài đặt trên máy tính có thể kết nối được với máy chấm công.
(Nguồn: http://aikyo.net.vn/)
Trong suốt quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể cài lại Windows và cài đặt lại phần mềm chấm công. Đồng thời, để nhanh chóng phát hiện lỗi kết nối máy chấm công, hãy kiểm tra địa chỉ IP trong máy chấm công và nhập lại địa chỉ IP của máy vào phần mềm. Lúc đó, bạn mới có thể kết nối lại được với máy chấm công. Địa chỉ IP khai báo trong phần mềm chấm công buộc phải trùng với IP của máy chấm công.
1.3. Lỗi chưa đăng ký đúng máy chấm công
Nguyên nhân khi gặp lỗi kết nối máy chấm công có thể là do chưa đăng ký đúng máy chấm công. Vì mỗi thiết bị đều mang một mã IP riêng. Nếu chúng ta kết nối không đúng với địa IP đã được cài trước đó thì dễ ảnh hưởng đến cách vận hành của máy chấm công, gây lỗi khi sử dụng.
2. Hướng dẫn cách cài đặt máy chấm công vân tay đơn giản và nhanh nhất
Máy chấm công vân tay giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn, tổng công ty lớn giảm được rất nhiều chi phí và nhân lực liên quan đến việc quản lý và xếp lịch cho nhân viên. Điều này cũng tạo ra một môi trường làm việc công bằng và hiện đại cho tất cả nhân viên. Việc lắp đặt thiết bị chấm công bằng vân tay cũng hạn chế tình trạng chấm công giúp nhau trong bộ phận nhân viên vì điều này nâng cao độ chính xác và trung thực của nhân viên. Sau đây, ATALINK sẽ hướng dẫn chi tiết cách cài đặt máy chấm công vân tay đơn giản nhất.
(Nguồn: http://aikyo.net.vn/)
2.1. Kết nối máy chấm công với máy tính
Bước đầu tiên, chúng ta cần kết nối máy chấm công vân tay với máy tính doanh nghiệp.
Kết nối máy tính với máy chấm công bằng cách trực tiếp thường được ít người sử dụng hơn. Cụ thể, với cách kết nối trực tiếp này, bạn sẽ phải cắm trực tiếp dây mạng từ máy chấm công đến máy tính. Để thực hiện cách này, việc đầu tiên bạn cần phải làm là kiểm tra ID của máy chấm công.
- Đầu tiên, để danh mục chính hiện lên, bạn hãy nhấn và giữ phím [M / OK]
- Tiếp đó, hãy di chuyển tới mục số 3
- Nhấn và chọn phím [M / OK]
- Chọn mục Ethernet, khi đó, dãy địa chỉ IP của máy sẽ hiện ra để chúng ta ghi lại
Tiếp theo, bạn cần chuyển sang cấu hình IP tĩnh cho máy tính. Phần này bạn có thể tra Google để xem cách cấu hình địa chỉ IP cho máy tính. Mỗi hệ điều hành máy tính có một cách đặt IP tĩnh khác nhau.
Việc cuối cùng trong cách kết nối máy tính với máy chấm công này là sử dụng dây mạng chất lượng tốt. Cắm một đầu dây kết nối với máy chấm công và đầu dây còn lại kết nối trực tiếp với máy tính. Sau đó chuyển sang bước tiếp theo.
2.2. Hệ thống các thông tin
Để cài đặt hệ thống máy chấm công vân tay cho doanh nghiệp, chúng ta cần chuẩn bị một vài thiết bị như:
- Thiết bị chấm công vân tay, các loại kìm bấm, hạt mạng, nguồn điện, ốc vít,…
- Phải luôn đảm bảo switch / hub còn dư cổng và đảm bảo mạng LAN ổn định để kết nối
Nếu lắp hệ thống máy chấm công ngoài trời, thì doanh nghiệp cần lưu ý: tránh để ánh sáng trực tiếp chiếu vào sensor của máy chấm công vân tay. Nên làm hộp đựng để che chắn mưa nắng, tránh nơi có khả năng nhiễm từ,…
2.2.1. Quy trình cài đặt dấu vân tay cho nhân viên
Bước 1: Nhấn giữ phím “M/OK” từ 3 – 5 giây trên máy chấm công vân tay để vào hệ thống trên máy chấm công.
Bước 2: Chọn “Quản lý nhân viên” trên màn hình của hệ thống máy chấm công vân tay rồi nhấn “M/OK”.
Bước 3: Chọn “Nhân viên mới” trên màn hình “Quản lý nhân viên” của máy rồi nhấn “M/OK”.
Bước 4: Chọn “Đăng ký vân tay” hiển thị trên màn hình “Nhân viên mới”.
Bước 5: Đặt ngón tay muốn đăng ký vào mắt đọc để đăng ký sau khi màn hình “Đăng ký vân tay” hiện ra. Để mắt đọc nhận diện và ghi nhớ vào máy, bạn nên đặt 3 lượt. Máy sẽ hiện bảng thông báo hoàn tất sau khi xong và hỏi xem có muốn tiếp tục đăng ký ngón thứ 2 không. Nếu không thì bấm “ESC” để quay lại màn hình “Nhân viên mới”. Còn nếu muốn đăng ký ngón thứ 2 thì bấm “OK”.
Bước 6: Lúc này đã có số vân tay của bạn vừa đăng ký hiển thị trên màn hình “Nhân viên mới” của máy chấm công. Giờ chỉ cần chọn vào “Đồng ý” và tiếp tục nhấn “M/OK”. Khi đó, màn hình máy chấm công vân tay sẽ hiện ra hỏi xem có lưu hay không. Bạn chọn lưu và quay trở lại màn hình “Nhân viên mới”.
Vậy là các bước cài đặt dấu vân tay trên máy chấm công cho nhân viên như hướng dẫn cài đặt đã hoàn tất.
2.2.2. Quy trình cài đặt dấu vân tay cho quản lý
Bước 1: Nhấn giữ phím “M/OK” từ 3 – 5 giây trên máy chấm công vân tay để vào hệ thống trên máy chấm công.
Bước 2: Chọn “Quản lý nhân viên” trên màn hình hệ thống của máy chấm công vân tay rồi nhấn “M/OK”.
Bước 3: Chọn mục “Quản lý” trên màn hình “Quản lý nhân viên” của máy.
Bước 4: Chọn nhân viên muốn tạo Admin trong mục “Quản lý” để quản lý rồi nhấn “M/OK”, sau đó chọn “Chỉnh sửa”.
Bước 5: Trong mục “Chỉnh sửa” của máy chấm công vân tay, xuống phần “Nhân viên” nhấn nút (>,<). Sau đó chuyển sang phần “Quản lý” rồi chọn “Đồng ý”. Cuối cùng là thoát ra.
2.3. Hoàn tất cài đặt
Sau khi hoàn tất quá trình lắp đặt máy chấm công vân tay, hãy kiểm tra lại một lần nữa để thử xem máy có hoạt động bình thường hay không. Nếu gặp các lỗi kết nối máy chấm công thì cần khắc phục ngay tại thời điểm đó.
3. Tổng kết
Bên cạnh các loại máy văn phòng như: máy in, máy fax hay scan, … Máy chấm công là một trong những phát minh tuyệt vời dành cho văn phòng. Chúng giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý đội ngũ nhân viên của mình. Qua bài viết trên đây, ATALINK đã chia sẻ một số nguyên nhân gây lỗi kết nối máy chấm công và hướng dẫn cách lắp đặt máy chấm công vân tay chi tiết và đơn giản. Hy vọng rằng sẽ giúp Quý doanh nghiệp trong việc xử lý lỗi kết nối máy chấm công một cách hiệu quả.
Quý doanh nghiệp cần mua máy chấm công, hãy tham khảo địa chỉ mua hàng chính hãng và uy tín để có được sản phẩm chất lượng tốt và độ bền cao. Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK tự hào được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn là nơi mua sắm cuối cùng. Chúng tôi là đơn vị kết nối hàng nghìn nhà cung cấp xác thực uy tín hàng đầu giúp doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí mua hàng, từ đó gia tăng doanh thu và phát triển vượt bậc.
