Máy in văn phòng ngày nay là thiết bị hữu dụng và cần thiết trong công việc hàng ngày tại các văn phòng. Máy in văn phòng trên thị trường được thiết kế rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã, thương hiệu. Điều này chắc hẳn sẽ làm bạn phân vân rất nhiều để đưa ra được quyết định chọn mua. ATALINK xin chia sẻ những thông tin hữu ích về máy in văn phòng trong bài viết dưới đây, hy vọng sẽ giúp bạn lựa chọn được loại máy in văn phòng phù hợp.
1. Máy in văn phòng
ATALINK xin chia sẻ khái niệm cơ bản về máy in văn phòng như sau: Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và sở hữu nhiều công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất hiện nay và chiếm phần lớn là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laser.
Hầu hết các máy in sử dụng trong văn phòng, chúng được nối với một máy chủ / máy tính dùng in chung. Phần khác của máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để in nhãn mác, trang trí sản phẩm,… trên các chất liệu riêng. Máy in văn phòng được chia thành các loại sau: máy in laser, máy in kim, máy in phun, máy in hóa đơn.
2. Tiêu chí lựa chọn máy in văn phòng
2.1. Nhu cầu sử dụng máy in văn phòng
Việc lựa chọn máy in phù hợp với nhu cầu sử dụng là điều cần thiết để bạn tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả. Trước tiên, bạn cần xác định nhu cầu thực tế sử dụng theo các tiêu chí sau đây:
- Bạn muốn mua máy in như thế nào?
Mua máy in để in các bản in đen trắng hay cả in màu? Khối lượng bản in nhiều hay là ít? Chất lượng bản in cần như thế nào và khổ giấy bản in thường xuyên là khổ giấy nào? Nếu phần lớn bạn chỉ in đen trắng, ít in màu, thì bạn chỉ nên mua máy in đen trắng. Không nên mua máy in màu, bởi vì giá thành máy và giá thay mực sẽ cao hơn.
- Mục đích sử dụng máy in văn phòng trong việc in ấn
Nếu bạn chỉ cần in những tài liệu đơn giản với số lượng in mỗi lần ít, thì chỉ cần mua máy in nhỏ gọn với giá thành thấp. Còn nếu là các văn phòng cần in một số lượng tài liệu lớn, chất lượng cao thì nên đầu tư vào các loại máy in văn phòng có công suất cao.
- Lựa chọn máy in văn phòng phù hợp với công nghệ
Nếu bạn kinh doanh dịch vụ in ấn hoặc là cần chất lượng bản in cao, tốc độ in nhanh thì nên đầu tư vào những loại máy in công nghệ hiện đại.
2.2. Mức giá máy in văn phòng
Bạn cần xem xét tổng chi phí tối đa bạn có thể đầu tư cho một chiếc máy in là bao nhiêu. Tùy vào chức năng của máy hay thể loại máy (máy in phun hay laser,…) mà mức giá của từng loại máy in văn phòng sẽ khác nhau. Bạn có thể tham khảo một số loại máy in văn phòng ở từng phân khúc giá khác nhau mà ATALINK gợi ý ở mục 4.
2.3. Kích thước máy in văn phòng
Ngoài chức năng và công nghệ, kích thước máy in cũng là một yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét. Một số máy in văn phòng chức năng đơn giản tuy nhiên lại có kích thước quá lớn. Khi đó, việc máy in chiếm quá nhiều diện tích cũng làm ảnh hưởng đến không gian làm việc của bạn. Cũng như việc lau chùi, bảo dưỡng định kỳ. Vì vậy, trước khi quyết định mua, bạn cần đo đạc chính xác không gian đặt máy in. Sau đó, tham khảo kích thước của nhà sản xuất, tốt nhất, bạn nên đến cửa hàng trực tiếp để có được đánh giá chính xác nhất.
2.4. Công suất máy in văn phòng
Công suất máy in văn phòng dựa trên các yếu tố sau đây:
- Chất lượng in
Máy in văn phòng sẽ có sự khác nhau về chất lượng bản in đầu ra đáng kể. Bạn nên cân nhắc chất lượng đầu ra của từng loại tài liệu riêng biệt (văn bản, hình ảnh hay đồ họa). Vì cùng một máy in có thể cho ra chất lượng cao đối với loại tài liệu này. Còn với loại tài liệu khác thì không được như vậy.
- Tốc độ in
Nếu đa phần bạn cần in các tài liệu có độ dài khoảng 1 – 2 trang, bạn không cần phải lo lắng nhiều về tốc độ máy in. Còn nếu bạn thường phải in nhiều tài liệu có độ dài và số lượng lớn, khi đó tốc độ là một điều cần chú ý. Và có thể một máy in laser sẽ phù hợp với bạn hơn. Máy in laser sẽ cho tốc độ xử lý gần như tối đa đối với các tài liệu không quá phức tạp, không tốn nhiều thời gian xử lý.
Thông thường, các máy in phun được cho là có tốc độ nhanh hơn các loại máy in laser ở cùng một mức giá bán, nhưng trong thực tế sử dụng lại không có sự khác biệt quá nhiều. Nhìn chung, các máy in phun nhanh thường có xu hướng được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp. Các dòng máy in phun tốc độ cao phổ biến có thể kể đến như Epson WorkForce Pro, Canon Maxify và HP PageWide Pro.
- Lượng tài liệu bạn cần in
Nếu nhu cầu tài liệu mỗi ngày của bạn ít, bạn không cần lo lắng về việc máy in được thiết kế để in bao nhiêu hay nó có bị quá tải không. Tuy nhiên, nếu nhu cầu in ấn lớn, bạn cần xem xét kỹ các thông số kỹ thuật. Tính toán chi phí mực và giấy in, qua đó ước tính lượng tài liệu mà bạn cần in để chọn cho mình một thiết bị đáp ứng đủ nhu cầu.
3. Lựa chọn máy in văn phòng theo nhu cầu
3.1. Máy in màu hay chỉ in trắng đen?
Để lựa chọn được máy in văn phòng phù hợp nhất, trước tiên bạn cần dựa vào nhu cầu sử dụng. Sau đó là giá thành, tần suất sử dụng và in màu hay đen trắng.
Nếu bạn mua để sử dụng trong công việc văn phòng, kinh doanh, bạn cần xác định các yếu tố sau:
- Số lượng người dùng và mức độ in màu trong một tháng
- Loại tài liệu in thường xuyên
- Nhu cầu sử dụng các chức năng như copy, scan, fax,…
Đa phần các tài liệu liên quan đến kinh doanh / văn phòng đều sẽ được in màu. Bạn có thể chọn mua máy in màu, sẽ có nhiều chức năng hỗ trợ công việc của bạn, in trắng đen hay in màu đều được và có cả chức năng scan hình ảnh.
Tuy nhiên, bạn nên chọn những loại máy in có hộp mực lớn để in được số lượng bản in nhiều và tốc độ in phải nhanh:
- Máy in trắng đen / Máy in màu 1 – 5 người dùng khổ A4 sẽ có công suất khuyến nghị tối đa là 2.500 trang
- Máy in trắng đen 3 – 10 người dùng khổ A4 sẽ có công suất khuyến nghị tối đa là 4.000 trang, còn máy in màu sẽ có công suất khuyến nghị tối đa là 1.500 hoặc 4.500 trang
- Máy in trắng đen đơn / đa năng hoặc máy in màu đơn / đa năng cho trên 10 người sử dụng và có thể in trên 6.000 trang
Còn nếu không có nhu cầu sử dụng thường xuyên, bạn chỉ cần lựa chọn chiếc máy in cơ bản. Không cần cầu kỳ, hay nhiều chức năng mà vẫn có thể in được những giấy tờ cần thiết, với mức giá hợp lý.
3.2. Bạn có cần máy in văn phòng đa năng hay không?
Máy in văn phòng đa năng là thiết bị ngoài chức năng là in thông thường, còn tích hợp thêm các chức năng khác như scan, copy hoặc nhiều việc khác tùy vào thiết kế của nhà sản xuất.
Sau đây ATALINK xin nêu ra một số ưu và nhược điểm của loại máy in văn phòng đa năng để bạn đưa ra lựa chọn và quyết định phù hợp:
- Ưu điểm của máy in đa năng là sự đa năng, loại máy in này tích hợp nhiều tính năng hữu ích như in, in màu, photo, scan, fax,… Cực kỳ hữu ích đối với công việc văn phòng, thiết kế,… Ngoài ra, máy in đa năng giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng di chuyển đáng kể. Đây có thể nói là giải pháp tối ưu cho những văn phòng vừa và nhỏ, đáp ứng cơ bản yêu cầu in ấn, scan, photo không quá cao của khách hàng. Máy in đa năng giúp nâng cao tốc độ in và năng suất của các văn phòng ít nhân viên.
- Nhược điểm của máy in đa năng là chúng ít khi có một chức năng nào hoạt động xuất sắc. Tất cả các chức năng chỉ hoạt động ở mức tương đương do nhà sản xuất đã tích hợp nhiều tính năng vào một thiết bị, chưa kể đến việc sẽ lãng phí nếu không sử dụng hết các chức năng. Nếu cần làm việc nhiều liên quan đến scan và đòi hỏi độ nét cao, bạn nên mua một máy scan riêng biệt. Vì máy in đa năng sẽ không hoàn thành việc scan một cách xuất sắc. Bên cạnh đó, hộp mực của máy in đa năng nhanh hết dẫn đến tần suất đổ mực nhiều. Việc này sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy in.
Vì vậy, tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng, bạn có thể đưa ra lựa chọn chính xác là nên hay không nên mua máy in đa năng.
3.3. Hiệu suất sử dụng máy in
Hiệu suất sử dụng máy in là số lần in tối đa mà máy in đó có thể thực hiện trong khoảng thời gian 1 tháng. Tùy thuộc vào từng loại máy in mà số lần in trong 1 tháng sẽ dao động từ 3000 lần trên các máy in dân dụng cho đến 100.000 lần trên các máy in chuyên dụng công suất lớn.
3.4. Mục đích in ấn
Bạn muốn mua máy in để chỉ để in trắng đen hay in màu? Nếu mua máy in với mục đích in ấn thông thường như in tài liệu, văn bản, hình ảnh…để tham khảo, lưu trữ, phục vụ học tập hay công việc thì nên dùng máy in đơn, chức năng chỉ dùng để in.
Mục đích bạn mua máy in văn phòng với chức năng duy nhất là in ảnh thì bạn nên chọn dòng máy in Photo Printer. Dòng máy in ảnh này cực kỳ nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển và mang theo khi cần thiết.
Và cuối cùng nếu bạn có nhu cầu in ấn các tác vụ văn phòng cơ bản và chuyên nghiệp như in ấn, scan, copy và fax bạn có thể chọn mua máy in văn phòng đa năng.
Nói tóm lại, tùy theo mục đích in ấn mà bạn nên nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng để chọn máy in văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn.
3.5. Máy in theo kích thước giấy
Bạn cần xác định máy in văn phòng in trên khổ giấy nào là chính? Hiện nay, khổ giấy A4 là kích thước phổ biến được sử dụng cho máy in văn phòng để in các tài liệu.
4. Máy in văn phòng theo mức giá
4.1. Máy in văn phòng dưới 3 triệu
Nên mua máy in văn phòng nào dưới 3 triệu là câu hỏi của không ít doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí. ATALINK xin đưa ra một vài gợi ý máy in dưới 3 triệu như sau:
(Nguồn: https://vn.canon/vi/consumer)
(Nguồn: https://vn.canon/vi/consumer)
(Nguồn: https://vn.canon/vi/consumer)
4.2. Máy in văn phòng từ 3 – 10 triệu
Máy in văn phòng nằm trong phân khúc giá này được xem là dễ lựa chọn nhất dành cho các doanh nghiệp. ATALINK xin giới thiệu một số sản phẩm dưới đây:
(Nguồn: https://vn.canon/vi/consumer)
(Nguồn: www.brother.com.vn)
(Nguồn: www.brother.com.vn)
4.3. Máy in văn phòng từ 10 triệu
Một số máy in văn phòng giá từ 10 triệu mà ATALINK gợi ý:
(Nguồn: www.brother.com.vn)
(Nguồn: https://vn.canon/vi/consumer)
5. Chủng loại máy in
5.1. Máy in laser
Máy in laser sử dụng công nghệ hoạt động trên nguyên tắc dùng tia laser để chiếu lên một trống từ. Trống từ quay qua ống mực để mực hút vào trống. Đồng thời, giấy chuyển động qua trống và mực bám vào giấy. Cuối cùng là công đoạn sấy khô mực trên giấy trước khi ra ngoài.
Ưu điểm:
- Đối với việc in khối lượng lớn, người dùng có thể nhận thấy sự khác biệt rõ rệt về tốc độ của máy in laser
- Máy in laser cho ra bản in đơn sắc với hình ảnh tuyệt hảo, phù hợp để in văn bản tại văn phòng. Máy in laser có khả năng xử lý phông chữ có kích cỡ nhỏ khá tốt.
- Máy in laser được chuẩn bị tốt hơn để xử lý công việc cần in số lượng lớn
- Hộp mực laser có giá cao hơn hộp mực in phun, nhưng với cùng lượng mực thì máy in laser in được nhiều hơn. Do đó, giá 1 bản in không quá phức tạp từ máy in laser rẻ hơn so với bản in từ máy in phun.
- Khi hết mực, máy in laser có thể nạp lại mực nhiều lần mà không cần thay trống mực
Nhược điểm
- Thời gian khởi động của máy in laser khá lâu so với máy in phun
- Chi phí ban đầu là khá cao
- Việc rò rỉ mực là một điều không thể tránh khỏi nếu bạn không bảo quản đúng cách
- Máy in laser xử lý một số loại giấy không tốt bằng máy in phun. Các loại giấy liên quan đến nhiệt không thể cho qua máy in laser được
- Máy in laser khó có thể xử lý các hình ảnh phức tạp một cách mịn màng
- So về khối lượng và kích cỡ thì máy in laser lớn hơn máy in phun
5.2. Máy in phun
Máy in phun hay máy in phun kỹ thuật số là một dạng máy in tạo ra hình ảnh kỹ thuật số bằng cách phun mực lên các bề mặt như nhựa, giấy, … Máy in phun là loại máy được sử dụng phổ biến nhất trong các loại máy in. Có nhiều chủng loại giá cả khác nhau, từ rẻ tiền cho đến hàng chục nghìn đô la Mỹ đối với các loại máy dùng trong công nghiệp.
(Nguồn: www.epson.com.vn)
Ưu điểm:
- Bản in từ máy in phun có chất lượng và màu sắc ấn tượng với độ mịn hơn hẳn bản in từ máy in laser
- Chi phí ban đầu khá rẻ và giá mực in phun cũng thấp hơn so với mực in laser
- In được trên nhiều loại giấy khác nhau, thậm chí còn có thể in được trên một số loại vải
- Máy khởi động không tốn nhiều thời gian
- Mực in phun có thể được đổ vào nạp lại và tái sử dụng, giảm chất thải ra môi trường và tiết kiệm đáng kể chi phí
- Thiết kế nhỏ gọn phù hợp với không gian làm việc vừa và nhỏ
Nhược điểm
- Bản in từ máy in phun dễ bị hỏng khi gặp nước bởi mực in sử dụng cho máy in phun là dựa trên nước. Lâu ngày có thể làm cho bản in mờ dần nếu không bảo quản đúng cách
- Máy có chế độ bảo trì tự động nhưng mực vẫn thải ra nhiều. Do đó, hộp mực cần được làm sạch thường xuyên hơn máy in laser
- Tốc độ in khá chậm so với máy in laser dù đã được cải tiến nhiều lần
- Khi máy ở chế độ Plain, văn bản in ra bị mờ màu mực (màu mực xám)
- Công suất in không cao vì không có khay giấy đầu ra (chỉ 50 – 100 tờ). Nếu in với số lượng lớn thì bạn không nên sử dụng máy in phun
5.3. Máy in Kim
(Nguồn: www.epson.com.vn)
Máy in kim hoạt động bằng cách sử dụng các kim chấm qua một băng mực và làm hiện mực lên trang giấy in. Máy in kim sử dụng đầu in kim dùng để in hóa đơn VAT, hóa đơn xuất kho, hóa đơn chuyển tiền / nạp tiền rất phổ biến trong ngân hàng, cơ quan và bệnh viện. Vì nó có chức năng in nhiều liên trên 1 lần. Sử dụng để in trên hóa đơn có sẵn của doanh nghiệp sẽ rất tiện lợi trong việc xuất hàng hóa khi dùng phần mềm bán hàng / Excel mà không cần đến phương pháp bằng thủ công.
Ngày nay, máy in kim chỉ còn xuất hiện tại các siêu thị, cửa hàng để in các hoá đơn.
5.4. Máy in Nhiệt
(Nguồn: www.xprinter.vn)
Máy in nhiệt là thiết bị in hóa đơn sử dụng công nghệ in nhiệt hiện đại, không cần sử dụng mực in, chỉ cần sử dụng giấy in có bề mặt cảm nhiệt. Khi tiếp xúc với nhiệt độ cao, giấy in sẽ tự động chuyển màu (xanh hoặc đen).
Máy in nhiệt được nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng dùng để in hóa đơn quán cafe, hóa đơn bán lẻ ở siêu thị, hóa đơn nhà hàng,…
6. Thương hiệu máy in được sử dụng trong văn phòng
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều dòng máy in đến từ nhiều hãng khác nhau như Canon, HP, Epson,… Trong đó, máy in văn phòng lại chia ra nhiều chủng loại như máy in laser, máy in phun, … Với sự đa dạng đó bạn cần tìm hiểu kỹ về ưu và nhược điểm của từng loại máy in văn phòng để biết được loại nào phù hợp với nhu cầu sử dụng.
6.1. Brother
Brother là một nhãn hiệu được công nhận đáp ứng được tối đa nhu cầu của khách hàng với những sản phẩm mang tính đột phá. Được thành lập từ năm 1908 tại Nhật Bản, hiện nay Brother là nhãn hiệu hàng đầu cung cấp các sản phẩm chất lượng cao cho thị trường in ấn và may thêu. Sản phẩm chính của hãng: máy in, máy đa chức năng, máy scan, máy in nhãn, máy may công nghiệp,..
(Nguồn: www.brother.com.vn)
Brother mang đến cho chúng ta 3 dòng máy in cơ bản là máy in phun, máy in laser và máy in đa năng. Thiết kế gọn nhẹ, kiểu dáng tinh tế và sang trọng với tông màu trắng đặc trưng. Bên cạnh đó, hiệu suất hoạt động mạnh và độ bền cao cũng là ưu điểm của hãng.
Tuy nhiên giá thành của các dòng máy in Brother tương đối cao.
6.2. HP
(Nguồn: www.hp.com.vn)
HP là tên viết tắt của Hewlett-Packard, là một trong những tập đoàn công nghệ – điện tử lớn nhất thế giới. Thành lập vào năm 1939 với hình thức phát triển ban đầu là sản xuất các công cụ đo lường và kiểm định. Tuy nhiên vào ngày 6/10/2014, HP quyết định tách ngành kinh doanh các thiết bị máy in và máy tính ra khỏi doanh nghiệp.
Máy in HP gồm có 3 dòng cơ bản: máy in phổ thông – HP Deskjet, máy in kỹ thuật số – HP Envy và dòng máy in văn phòng – HP Officejet. Các dòng máy in của HP luôn được đánh giá cao vì được trang bị công nghệ hiện đại hàng đầu thế giới: khả năng kết nối bluetooth, wifi cực tốt, tốc độ in tối đa lên đến 70 trang / phút, bản in có độ nét rất cao.
6.3. Canon
(Nguồn: https://vn.canon/vi/consumer)
Canon là thương hiệu cực kỳ nổi tiếng đến từ Nhật Bản. Canon thành lập vào năm 1937, chuyên sản xuất và phân phối các thiết bị liên quan đến lĩnh vực quang học, hình ảnh: máy in, máy photocopy và máy ảnh. Trải qua hơn 80 năm không ngừng phát triển, đến nay các sản phẩm của hãng đã chiếm được lòng tin từ khách hàng trên khắp thế giới, trong đó có Việt Nam.
Tại thị trường Việt Nam, các sản phẩm của Canon được nhiều người dùng ưa chuộng là dòng máy ảnh kỹ thuật số và máy in laser. Điểm nổi bật nhất của máy in Canon là sự đa dạng về chủng loại, mẫu mã và giá bán với nhiều phân khúc khác nhau.
6.4. Epson
(Nguồn: www.epson.com.vn)
Thương hiệu Epson hay còn được gọi với tên đầy đủ là Seiko Epson Corporation. Tập đoàn công nghệ lâu đời và nổi tiếng của Nhật Bản được thành lập vào năm 1942.
Điểm mạnh nhất của máy in Epson là sự đa dạng mẫu mã, chủng loại. Epson mang đến các dòng máy in như máy in văn phòng đa năng, máy in phun màu, máy in kim … Epson luôn cải tiến và liên tục cho ra đời những dòng máy in mới nhất phù hợp với nhiều nhu cầu của người dùng.
6.5. Ricoh
(Nguồn ảnh: www.ricoh.com.vn)
Ricoh là một cái tên khác đến từ Nhật Bản – một trong những tập đoàn điện tử lớn chuyên cung cấp các sản phẩm máy văn phòng với độ bền rất cao và chất lượng tốt. Sản phẩm của Ricoh được thiết kế sang trọng, nhiều mẫu mã, nhiều phân khúc giá cho khách hàng lựa chọn. Hiện nay, các sản phẩm máy in văn phòng của Ricoh được rất nhiều doanh nghiệp, văn phòng ở Việt Nam lựa chọn, vì chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
Không chỉ có tốc độ in nhanh, máy in văn phòng Ricoh còn có nhiều tính năng hiện đại như scan qua mạng với chất lượng tương đương một chiếc máy scan bình thường.
Máy in sản xuất theo công nghệ mới, tiết kiệm điện năng bằng cách tích hợp sẵn nút nhấn chuyển từ chế độ này sang chế độ khác , thân thiện với môi trường.
Với tính năng tự động nạp và đảo 2 mặt bản gốc, đảo 2 mặt bản sao giúp tiết kiệm giấy cũng như thời gian lên đến 2 lần. Máy in Ricoh còn có ưu điểm lớn là có thể dễ dàng phóng to hay thu nhỏ bản in từ 24 – 400% (tăng – giảm đến từng 1%).
Máy in Ricoh có hệ thống tái sử dụng mực thải giúp tiết kiệm chi phí mực in một cách tối đa. Không chỉ vậy, nó còn hạn chế được lượng mực rơi vào máy, nhờ đó nâng cao tuổi thọ của thiết bị.
Ưu điểm nổi bật của dòng máy này là có thể quản lý hàng trăm người dùng với tính năng bảo mật. Từ đó giúp kiểm soát số bản chụp tối đa của mỗi người sử dụng. Tính năng này không những làm tăng tính hiệu quả, mà còn tiết kiệm chi phí, giúp bảo mật dữ liệu.
Những điểm mạnh trên đã lý giải tại sao máy in văn phòng của Ricoh lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng.
6.6. Fuji Xerox
(Nguồn: www-fbvn.fujifilm.com)
Máy in Fuji Xerox là sản phẩm của doanh nghiệp liên doanh giữa công ty Fuji Photo Film Co., của Nhật Bản và Xerox (Hoa Kỳ). Các sản phẩm máy in của Fuji Xerox có chế độ bảo hành lên đến 3 năm. Năm đầu tiên, bảo hành miễn phí toàn bộ các bộ phận của máy. Hai năm sau, bảo hành miễn phí linh kiện và theo dịch vụ bảo hành trong 3 giờ.
Máy in Fuji Xerox được thiết kế hộp mực đơn giản, rất dễ dàng tháo lắp vì không có linh kiện kèm theo. Bạn không cần phải thay hộp mực hay phải gọi kỹ thuật viên đến thay khi máy hết mực. Hộp mực của máy in Fuji Xerox có thể tận dụng lại được 7 lần bơm mực. Mực in của Fuji Xerox là loại không từ nên bạn có thể dễ dàng tìm mua tại các cửa hàng văn phòng phẩm.
Máy in Fuji Xerox sử dụng ống nhôm sấy thay vì bao lụa, giúp hạn chế việc kẹt giấy và tăng độ bền của máy. Fuji Xerox có công ty con tại Việt Nam từ năm 1994, nên bạn yên tâm linh kiện cho máy in văn phòng sẽ được cung cấp đầy đủ.
7. Những điều cần biết khi mua máy in văn phòng
ATALINK xin lưu ý một số vấn đề dưới đây với Quý doanh nghiệp khi chọn mua máy in văn phòng
7.1. Thay mực máy in
Chất lượng mực in không đảm bảo làm lượng mực thải ra nhiều, khoang mực sẽ không chứa hết. Việc này sẽ dẫn đến tình trạng tràn mực và làm hỏng máy in. Bạn nên chọn nơi cung cấp mực in uy tín, phù hợp để đảm bảo độ bền cho máy in văn phòng.
Việc nạp mực nhiều lần với 1 hộp mực có thể làm hao mòn các linh kiện trong máy ảnh hưởng đến tuổi thọ máy in. ATALINK khuyên bạn chỉ nên nạp tối đa 2 đến 3 lần đối với một hộp mực để bảo vệ và kéo dài tuổi thọ cho máy.
7.2. Cài đặt driver máy in
Để máy in có thể kết nối với máy tính, người dùng cần cài đặt driver (trình điều khiển) trên tất cả thiết bị đang kết nối với máy in. Cách cài đặt rất đơn giản vì hầu hết nhà sản xuất đã tích hợp driver ngay bên trong máy in. Bạn chỉ cần truy cập vào mục “My Computer” trên máy tính, rồi chọn vào biểu tượng máy in, và chọn vào file “Setup.exe” để cài đặt.
Tuy nhiên, nếu driver không có sẵn thì bạn có thể lên Google tìm kiếm với từ khóa như sau: “Driver + tên máy in”. Sau đó tải về và cài đặt, khi hoàn tất, máy in của bạn đã sẵn sàng 90% để sử dụng.
7.3. Cách kết nối máy in
Dựa trên kinh nghiệm và kiến thức, ATALINK đã tóm tắt cách kết nối máy in qua 4 bước sau đây:
Bước 1: Cài đặt máy in và máy tính (máy chủ)
- Kết nối máy tính với dây nguồn của máy in
- Cài đặt driver cho máy: Mỗi máy in sẽ được cung cấp đĩa chứa driver kèm theo, nếu đĩa bị mất bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm trên Google
Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các thiết bị còn lại
- Bạn vào Start → Control Panel → Printers and Device or Printers and Faxes
- Tiếp theo, chọn thiết bị máy in, sau đó bấm chuột phải chọn Sharing
- Tích vào ô Share this Printer → chọn Apply → bấm OK là bạn đã chia sẻ thành công
Bước 3: Kết nối các máy tính cùng hệ thống với máy in
Các máy tính cùng hệ thống có thể sử dụng chung một máy in. Cho nên, bạn có thể kết nối máy in với nhiều máy tính để tiện lợi trong việc sử dụng hơn bằng cách sau:
- Kết nối mạng nội bộ → Control panel → Printers and Devices → And a network để máy in được chia sẻ và tiến hành in tài liệu
Bước 4: Tiến hành in tài liệu
- Sau khi hoàn tất xong các bước cài đặt, bạn chỉ cần thực hiện thao tác in nữa là xong
- Bạn mở file tài liệu ra → nhấn Ctrl + P, xuất hiện 1 hộp thoại. Sau đó, bạn chọn các thông số → nhấn OK. Chờ cho bản in ra ở khay ra của máy in là bạn đã thực hiện in ấn thành công
7.4. Máy in bị kẹt giấy
Máy in bị kẹt giấy là một vấn đề thường xuyên gặp phải trong suốt quá trình sử dụng. Nguyên nhân gây ra là do một số vấn đề sau đây: chất lượng giấy in không đảm bảo, giấy bị ẩm, trục kéo giấy bị mòn, rách bao lụa (lô sấy).
Để khắc phục lỗi này, đầu tiên mọi người cần phải gỡ phần giấy bị kẹt ra ngoài, rồi thực hiện xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Tắt máy in, rút phích cắm nguồn điện
Bước 2: Lấy hộp mực ra khỏi máy in
Bước 3: Lấy giấy ra khỏi khay một cách cẩn thận, tránh kéo mạnh làm rách giấy và gây ảnh hưởng tới bao lụa và nhiều bộ phận khác
7.5. Máy in bị mờ
Sau một thời gian sử dụng, lượng mực in trong máy sẽ hết đi. Nếu gặp trường hợp máy in không in được, ra giấy trắng, in mờ thì bạn cần phải thay hộp mực khác.
7.6. Máy in màu bị nhòe chữ
Sau một thời gian sử dụng sẽ gặp trường hợp mực in bị nhòe trên trang giấy trông rất xấu, bản in không rõ? Nguyên nhân có thể là do:
- Giấy in không đảm bảo: bị ẩm, quá mỏng,…
- Đổ mực không đúng loại, sai cách
- Tuổi thọ máy in lâu nên chất lượng in kém đi
- Lô sấy không đủ nóng để làm khô mực
Trường hợp này cần xử lý theo các bước sau:
- Trước tiên, bạn nên kiểm tra và vệ sinh hệ thống gương phản xạ, vì có thể nó bị bẩn
- Có thể loại mực không tốt, bột từ có trong mực có điện tích kém
- Gạt từ mất tính đàn hồi cũng gây nên tình trạng nhòe mực
- Vỏ trục từ quá mòn, nên thay trục từ mới
7.7. Mua máy in văn phòng cũ hay mới
Nên mua máy in văn phòng cũ hay mới? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp cực kỳ quan tâm hiện nay. Để bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất, ATALINK xin chia sẻ một số kinh nghiệm sau đây:
Bạn có nhu cầu in ấn nhưng không nhiều, nếu ra cửa hàng photocopy thì tốn thời gian, công sức. Nhưng để mua một máy in mới thì khá tốn kém tiền bạc, vậy chọn mua một máy in cũ, đã qua sử dụng còn chạy tốt sẽ là giải pháp tốt nhất dành cho bạn.
Đối với những văn phòng cần sử dụng máy in thường xuyên, tốc độ cao, tài liệu in nhiều để đảm bảo hiệu suất công việc. Thì việc chọn mua một máy in mới là cực kỳ cần thiết.
Như ATALINK đã chia sẻ ở trên, việc mua máy in mới hoặc cũ đều tùy vào mục đích sử dụng của bạn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số điểm sau khi mua máy in dù cũ hay mới:
- Chọn một địa chỉ chuyên cung cấp máy in mới, cũ chính hãng, giá cả hợp lý, bảo hành tốt
- Lựa chọn đời máy, loại máy in
- Kiểm tra cẩn thận các thông số kỹ thuật
- Quan tâm đến chi phí và khả năng thay mực của máy in
- Thiết kế máy có nhỏ gọn và dễ dàng di chuyển không?
Xem thêm nội dung liên quan:
- Lỗi máy in không in được, gặp trục trặc và cách xử lý
- Nên chọn mua máy in màu Epson hay Canon
- Doanh nghiệp nên chọn mua máy in phun hay laser?
- Hướng dẫn kết nối máy in với máy tính Win 7, 10 qua mạng
8. Tổng kết
Trên đây là tất cả các thông tin vô cùng đầy đủ và chi tiết về máy in văn phòng. ATALINK hy vọng thông qua bài viết bạn sẽ lựa chọn được loại máy in văn phòng phù hợp nhất. Những doanh nghiệp nào đang cần tìm máy in văn phòng chính hãng, giá cả hợp lý thì ATALINK là sự lựa chọn tuyệt vời.
Công ty Cổ phần công nghệ ATALINK hay gọi tắt là ATALINK là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp quản trị chuỗi cung ứng trên tảng công nghệ điện toán đám mây, ra đời với sứ mệnh tạo nền tảng kết nối giao thương và nâng cao giá trị cho nền kinh tế Việt Nam, hướng đến tích hợp vào chuỗi giá trị toàn cầu.
ATALINK là Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B hàng đầu Việt Nam với hàng nghìn Nhà cung cấp uy tín trong nhiều lĩnh vực, ngành hàng. Đến với ATALINK để tiếp cận và tương tác trực tuyến dễ dàng hơn với các Nhà cung cấp, tiết kiệm chi phí mua hàng cho doanh nghiệp.
