Trang chủThiết bị văn phòngMáy photocopyHướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, hoạt động với quy mô lớn hay nhỏ đều sở hữu riêng cho mình một chiếc máy photocopy. Khi đã chọn được chiếc máy photo phù hợp với nhu cầu sử dụng thì doanh nghiệp cũng cần biết cách sử dụng máy photo đúng cách để máy có tuổi thọ cao hơn và chất lượng bản in tốt hơn. ATALINK sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cấu tạo, lưu ý quan trọng và cách sử dụng máy photo trong bài viết sau đây.


1. Cấu tạo máy photocopy

Để hiểu về hoạt động và cách sử dụng máy photo, trước tiên cần hiểu rõ về cấu tạo máy photo. Máy photo gồm có các bộ phận sau:

Trống (drum)

  • Trống là bộ phận quan trọng của máy photocopy, có nhiệm vụ chuyển đổi hình ảnh trong máy photocopy
  • Cấu tạo của trống bao gồm: lõi trống, mặt trống, cảm quang. Phần lõi trống của máy được làm bằng kim loại phi từ tính, chủ yếu được làm bằng nhôm. Bề mặt trống được được phủ lớp quang dẫn với tính chất dễ nhiễm điện tích âm và lưu điện tích dương trong bóng tối. Chất quang sẽ bị mất điện tích khi có ánh sáng chiếu vào, ánh sáng chiếu càng mạnh thì điện tích mất đi càng nhiều và ngược lại.
  • Trong quá trình hoạt động, trống thường xuyên cọ xát với những bộ phận khác nên lớp quang dẫn bị mòn đi sẽ làm cho bản in bị lem, kém chất lượng. Khi đó bạn cần phải thay trống mới kịp thời.
  • Lưu ý, khi thay trống mới cần thay luôn thanh gạt mực để tránh tình trạng trống mới bị thanh gạt cũ làm trầy xước.

Mực của máy photocopy

  • Mực của máy photocopy chủ yếu là cacbon và có dạng bột màu đen
  • Mực có tính chất nhiễm điện dương khi cọ xát với từ. Khi gặp nhiệt độ cao 160 độ C trở lên, mực sẽ bắt đầu nóng chảy và có độ kết dính cao. Khi đó, mực dính chặt vào giấy và tạo thành hình ảnh bản in.
  • Chất lượng bản in phụ thuộc nhiều vào loại mực. Nên chọn loại mực mịn để có chất lượng hình ảnh tốt nhất, tránh dùng mực kém chất lượng sẽ làm giảm tuổi thọ của máy và hư hỏng các bộ phận khác.

Bột từ

  • Bột từ là những hạt sắt siêu nhỏ có từ tính cao (bản chất như nam châm mang điện tích âm)
  • Bột từ sẽ vận chuyển các hạt mực từ hộp mực đến sát trống, bề mặt trống đã nhiễm điện tích âm từ trước sẽ hút các hạt mực về trống từ, và đẩy bột từ về lại hộp từ
  • Bột từ không bị hao mòn trong quá trình vận chuyển nhưng chúng sẽ bị giảm từ tính. Lúc đầu bột từ còn mới nên sẽ mang được 2 – 3 hạt mực, nhưng sau thời gian dài số lượng hạt mực mà bột từ mang đi sẽ ít hơn và bản in có thể bị mờ.
  • Khi bản in bị mờ cần thay bột từ mới để tránh gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy photocopy 

Lô sấy

  • Lô sấy là một trục tròn có màu đen bằng kim loại dẫn nhiệt tốt (thường là hợp kim nhôm), giúp sinh nhiệt để làm mực nóng chảy
  • Lô sấy bao gồm các bộ phận: đèn nhiệt, cầu chì nhiệt và thăm nhiệt
  • Đèn nhiệt sinh ra nhiệt độ rất lớn tỏa nhiệt trên bề mặt lô sấy, từ đó làm nóng chảy mực
  • Thăm nhiệt và cầu chì có vai trò bảo vệ đèn nhiệt

Lô ép

  • Lô ép là trục tròn làm bằng vật liệu đàn hồi (cao su), có nhiệm vụ ép dính mực sau khi đã nóng chảy lên trên bề mặt giấy
  • Lô ép được đặt song song và tiếp xúc trực tiếp với bề mặt lô sấy
  • Trong quá trình hoạt động hai lô này quay ngược chiều nhau, nên nếu một trong hai lô bị hư hỏng, lô còn lại sẽ bị ảnh hưởng

Cao áp

  • Cao áp có nhiệm vụ sinh ra từ trường lớn để hút hoặc làm cho các bộ phận khác nhiễm điện
  • Trong máy photocopy bao gồm các loại cao áp: cao áp nạp đóng vai trò nạp điện tích âm lên bề mặt trống, cao áp hút làm nhiệm vụ hút mực từ trống xuống bề mặt giấy, và cao áp tách giúp tách giấy ra khỏi bề mặt trống.

Ngoài những bộ phận chính, trong máy photocopy còn có những bộ phận khác như các bánh răng, đèn quét, cuộn hút,…

2. Các phím chức năng của máy photo

Ngày nay, các dòng máy photocopy hiện đại cải tiến màn hình điều khiển truyền thống phím bấm sang dạng cảm ứng LED khá nhạy với giao diện đơn giản, giúp người dùng dễ thao tác.

ATALINK sẽ liệt kê một số phím chức năng cơ bản để bạn hiểu được cách sử dụng máy photo:

  • Phím Power: nút nguồn của máy photo
  • Phím Start: nút khởi động máy bắt đầu thao tác copy, scan hoặc in ấn
  • Phím Stop: kết thúc thao tác copy, scan hoặc in ấn
  • Phím Reset: đưa máy photo trở về chế độ mặc định
  • Phím Fax / Scan / Copy: chuyển chế độ thực hiện lệnh fax, scan hay photo tài liệu
  • Phím Access: nhập tên và mật khẩu truy cập vào máy khi máy bị mã hóa
  • Phím Box, phím Extra / Scan, phím Copy, phím Fax / Scan: dùng để vào chế độ Box, Extra / Scan, Copy, Fax / Scan tương tự. Khi máy ở chế độ bất kỳ phím tương ứng sẽ phát ánh sáng màu xanh lá.
  • Phím Interrupt: tạm dừng thao tác copy, scan hoặc in ấn để chuyển sang chế độ khác. Muốn trở lại thao tác ban đầu, nhấn nút Interrupt một lần nữa.
  • Phím Clear: xóa các lệnh hiện hành nhiều bản in xuống còn in 1 bản hoặc xóa các cài đặt khác để thiết lập lại chương trình.
  • Phím Mode Check: kiểm tra hoặc thay đổi các thao tác cài đặt người dùng
  • Phím Mode Memory: lưu trữ các dữ liệu, hoạt động, thao tác trên máy photo
  • Phím Proof Copy: dùng để in nháp một bản kiểm tra bản in trước khi in số lượng lớn
  • Phím Contrast: điều chỉnh độ tương phản của màn hình cảm ứng
  • Phím Enlarge Display: điều chỉnh phóng to màn hình cảm ứng máy photo
  • Phím Accessibility: thiết lập cài đặt chức năng riêng theo yêu cầu của người sử dụng
  • Phím số: dùng để nhập các chức năng số 

3. Cách đọc thông số trên máy

Máy photo của doanh nghiệp bạn có tuổi thọ cao hay không tùy thuộc vào cách sử dụng máy photo. Để điều chỉnh và kiểm soát tốt hoạt động của máy trong thời gian dài bạn nên biết cách đọc thông số trên máy photo. Để đọc được, bạn cần hiểu rõ về số thông số counter. Số counter thể hiện số lượng bản in, photo, scan mà doanh nghiệp bạn đã sử dụng tính đến thời điểm hiện tại.

Lấy số counter rất quan trọng vì nó giúp bạn kiểm soát được chi phí sử dụng máy photocopy. Điều chỉnh số counter hợp lý sẽ hạn chế tình trạng sử dụng quá mức cho phép, ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy.

3.1. Cách lấy thông số counter trong máy

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng máy photo và cách lấy thông số của mỗi dòng, ATALINK sẽ chia sẻ thao tác các lệnh của một số sản phẩm:

  • Máy photocopy thương hiệu HP dòng HP 4250, HP 4350, HP 4015, HP 4515: bấm phím OK -> di chuyển mũi tên đến đến “Information” và bấm OK -> tiếp tục di chuyển đến lệnh “Print Usage Page” và bấm OK -> máy tự động in ra bản chỉ số trang in.
loại máy photocopy đa chức năng
Máy in và photocopy đa chức năng HP

(Nguồn: https://www.hp.com/

  • Đối với dòng máy HP M1120, HP 1005, HP 1006, HP 1102: màn hình máy tính xuất hiện lệnh Start -> Settings -> Printer and Faxes -> click chuột phải vào “Printing Preference” -> vào mục Services -> chọn lệnh “Print Information Page” -> “Config Page” -> “Print” -> máy tự động in ra bản chỉ số trang in.
  • Máy photocopy thương hiệu Ricoh: bấm nút “User Tools / Counter” -> trên màn hình cảm ứng “System settings” -> chọn “Administrator tools” -> tiếp tục chọn “Display / Print Counter” -> máy sẽ hiển thị số bản in của máy -> bấm phím “Print Counter List” để in counter của máy.
loại photo RICOH MP C305SP
Máy photocopy RICOH MP C305SP

(Nguồn: https://photocopyricoh.vn/

3.2. Cách đọc thông số counter của máy photocopy

Sau khi thu thập thông tin counter từ máy photo, bạn sẽ nhận được danh sách thông tin bao gồm chữ và con số. ATALINK sẽ giải thích một vài chỉ số thường gặp để bạn có cách sử dụng máy photo hợp lý:

  • Color Copies: thể hiện số bản photo
  • Color Prints: là số bản in
  • Color Total: là tổng số trang photo, in, scan trên máy photocopy từ trước khi sử dụng đến thời điểm hiện tại 

Đối với một số dòng máy hiện đại có thêm chức năng quản lý người sử dụng sẽ xuất hiện thêm các chỉ số sau:

  • Department Counter: thể hiện số lượng bản in ấn theo từng cá nhân người dùng
  • Department Management: thể hiện số lượng bản in ấn theo phòng ban
  • Pixel Counter: cho biết phần trăm mực hoặc màu đã hao tốn cho các bản in là bao nhiêu

4. Chi tiết cách sử dụng máy photocopy

Sau đây ATALINK sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy photo chi tiết theo từng bước và cách sử dụng này sẽ áp dụng tương tự cho các dòng máy photocopy thương hiệu như Samsung, Canon, HP, Toshiba,…

máy RUNNER 2425 Canon
Máy photocopy RUNNER 2425 Canon

(Nguồn: https://vn.canon/

Các bước cơ bản để sử dụng máy photo:

Bước 1: Khởi động máy photocopy

  • Xác định nguồn điện và bật công tắc nguồn sau đó chờ vài phút để máy khởi động xong và sẵn sàng thao tác
  • Khi bạn nhấn Start -> Copy trên bảng điều khiển, máy sẽ tự động copy khi khởi động xong

Bước 2: Nạp tài liệu vào máy photo

  • Đặt tài liệu copy lên mặt kính của máy vừa khớp với đường kẻ đã được hướng dẫn, lưu ý đặt mặt copy úp xuống mặt kính 
  • Khi đặt tài liệu cần in đúng vị trí, khay nạp tài liệu sẽ hiển thị dòng chữ “Place document face down”
  • Lúc này máy đã ghi nhận tài liệu vào khay nạp tài liệu, bạn gập nắp máy xuống để máy nhận diện tài liệu

Bước 3: Cài đặt quy trình copy 

  • Sau khi nạp dữ liệu cho máy, tiếp theo tiến hành cài đặt màu sắc (chọn màu sắc cần in trắng đen hoặc in màu) và số lượng bản in
  • Trên màn hình điều khiển, bạn có thể điều chỉnh kích thước giấy A3, A4 hay A5 theo đúng kích cỡ yêu cầu. Máy in photocopy thông thường sẽ có 2 khay giấy là 14 inch và 11 inch.
  • Nếu bạn muốn loại kích thước khác thì hãy đặt khổ giấy có kích thước theo yêu cầu của bạn vào một khay giấy trên máy

Bước 4: Hoàn thành quy trình copy

Sau khi cài đặt xong cho quy trình copy, bạn ấn phím “Start” hoặc “Copy” để máy tiến hành thực hiện thao tác in.

5. Lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Đối với bất kỳ loại máy móc nào chúng ta cũng nên biết cách để sử dụng đúng. Doanh nghiệp nên biết cách sử dụng máy photo hợp lý để tránh những rủi ro trong quá trình sử dụng. Một số lưu ý về cách sử dụng máy photo mà bạn cần phải biết:

  • Đặt máy photo tại nơi bằng phẳng, cố định, thoáng khí có độ ẩm từ 10 – 85% và cách tường ít nhất 25 cm
  • Tránh để máy nơi ẩm ướt hay nơi có ánh sáng mặt trời chiếu thẳng trực tiếp vào máy
  • Nguồn điện cung cấp cho máy phải ổn định, tốt nhất là nên chuẩn bị nguồn điện riêng để giúp máy hoạt động ổn định
  • Không được để những vật lạ có kích thước nhỏ như ghim bấm, ốc vít các vật thể cứng vô tình rơi vào khay giấy khiến cho máy không hoạt động được
  • Tránh làm xước bề mặt drum bằng cách chạm tay hay để các vật lạ tiếp xúc
  • Khi thay thế các linh kiện cần chọn đúng linh kiện của hãng để máy hoạt động tốt
  • Nên lưu trữ mực nơi thoáng mát, khô ráo, bảo quản tốt khay mực
  • Vệ sinh máy định kỳ để tránh bụi bẩn xâm nhập vào bên trong bộ phận của máy 
  • Mỗi dòng sản phẩm đều có thao tác sử dụng đúng chuẩn, bạn nên thao tác đúng theo hướng dẫn để sản phẩm in, photo được bền và màu đẹp hơn

6. Tổng kết 

Trên đây, ATALINK đã chia sẻ với Quý doanh nghiệp về cách sử dụng máy photo một cách chi tiết. Doanh nghiệp bạn chắc hẳn đã hiểu rõ hơn về cấu tạo, cơ chế hoạt động và các phím chức năng của máy photo để sử dụng đúng cách mà vẫn tiết kiệm chi phí sử dụng.

ATALINK là đơn vị cung cấp “Giải pháp quản trị chuỗi cung ứng”, kết nối hơn 12.000 doanh nghiệp hoạt động và tương tác thường xuyên trên Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B. Chúng tôi cung cấp sản phẩm chính hãng và đa dạng mẫu mã về các loại thiết bị văn phòng từ các nhà cung cấp uy tín hàng đầu cho doanh nghiệp như: máy photocopy, máy in laser, máy in phun,… 

Đánh giá bài viết này
0 / 5

Your page rank:

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
MẠNG XÃ HỘI
396Lượt thíchThích
188Người theo dõiĐăng Ký
- Advertisment -
Bài viết phổ biến
NHÀ CUNG CẤP