Trang chủThiết bị văn phòngThiết bị khácHướng dẫn cách sử dụng máy huỷ tài liệu văn phòng

Hướng dẫn cách sử dụng máy huỷ tài liệu văn phòng

Máy huỷ tài liệu văn phòng ngày nay trở thành thiết bị không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội mà chúng mang lại. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng và bảo dưỡng máy chuẩn xác và đúng cách. Bài viết sau đây, ATALINK sẽ chia sẻ chi tiết các thông tin và cách sử dụng máy huỷ tài liệu văn phòng để Quý doanh nghiệp phát huy tối đa lợi ích mà máy in đem lại.


1. Máy huỷ tài liệu văn phòng là gì?

Máy hủy tài liệu văn phòng hay thường được gọi ngắn gọn là máy hủy giấy. Là thiết bị văn phòng được cấu tạo bao gồm: lưỡi dao, dao cắt, các bánh răng, đầu máy và thùng chứa,… Các lưỡi dao sẽ được xếp lại đan xen lẫn nhau để khi người dùng bỏ giấy vào, mô-tơ sẽ vận hành, giấy đi qua các lưỡi dao và giấy sẽ được hủy thành vụn hoặc sợi tùy loại máy. Ngoài giấy ra, máy còn hủy được các loại chất liệu nhựa như các đĩa CD, card, thẻ tín dụng, USB,…thành sợi hoặc mảnh vụn với mục đích bảo mật thông tin không để những thông tin quan trọng lộ ra ngoài, xóa sạch tài liệu, ngăn chặn các mục đích lấy cắp thông tin.

2. Lợi ích khi sử dụng máy hủy giấy tờ văn phòng

Thứ nhất, tính bảo mật thông tin cao

Ngày nay có rất nhiều kẻ xấu chuyên lợi dụng cơ hội để lấy được thông tin cá nhân, khách hàng của doanh nghiệp. Chẳng hạn những thông tin quan trọng như: số tài khoản ngân hàng, ngày sinh, tên và địa chỉ, số điện thoại, thông tin bảo hiểm, biên lai thanh toán và các tài liệu kinh doanh quan trọng khác trên những mẩu giấy ghi chú mà doanh nghiệp muốn lưu lại. Kẻ xấu có thể thông qua đó đánh cắp thông tin gây tổn hại đến uy tín, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy mỗi doanh nghiệp nên đầu tư máy hủy tài liệu để bảo mật thông tin cũng như góp phần bảo vệ môi trường.

Thứ hai, tuân thủ yêu cầu bảo mật dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật

Luật pháp có những quy định rất rõ ràng trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và những thông tin quan trọng khác. Chính vì lý do này, việc đầu tư máy hủy tài liệu để tiêu hủy những dữ liệu nhạy cảm là một trong những trách nhiệm mà mỗi doanh nghiệp cần tuân thủ, đảm bảo không để lộ các thông tin cá nhân riêng tư của khách hàng, nhân viên, đối tác.

Thứ ba, tiết kiệm không gian làm việc

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, sẽ có nhiều giấy tờ không cần thiết làm ảnh hưởng đến không gian lưu trữ và tìm kiếm tài liệu trong văn phòng. Để giảm bớt không gian lưu trữ mà vẫn bảo mật thông tin một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên tiêu hủy những tài liệu này một cách nhanh chóng bằng máy hủy tài liệu.

Thứ tư, giảm số lượng thùng rác và số lần đổ rác trong doanh nghiệp

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chắc chắn không tránh khỏi việc có nhiều giấy tờ cần bỏ đi, khiến cho thùng rác nhanh đầy hơn. Thay vào đó, máy hủy tài liệu sẽ cắt nhỏ các tệp và giấy, giảm không gian lưu trữ cần thiết cho các thùng chứa và giảm số lần đổ rác.

Doanh nghiệp không sử dụng máy hủy tài liệu mà chỉ dọn rác thông thường, không may thông tin bị lộ ra ngoài, thêm vào đó là sự phát triển mạnh mẽ của Internet như hiện nay, chắc hẳn sẽ gây những thiệt hại về tài chính cũng như hình ảnh, thương hiệu mà doanh nghiệp đã xây dựng. Do nguy cơ thông tin có thể rơi vào tay kẻ xấu là rất lớn nên việc sở hữu một chiếc máy hủy tài liệu là điều cực kỳ cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy hủy giấy tờ

Bước 1: Trước khi sử dụng

Đầu tiên doanh nghiệp của bạn cần đọc qua bản hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu do nhà sản xuất cung cấp. Đồng thời nhờ sự tư vấn, hướng dẫn của các nhân viên kỹ thuật hoặc tư vấn viên chăm sóc khách hàng về tính năng của máy, về chức năng của các nút bấm trên máy để tránh thao tác sai trong quá trình sử dụng.

Bước 2: Vận hành máy hủy tài liệu đúng cách

  • Cần kiểm tra sự an toàn của nguồn điện: Đối với việc kiểm tra nguồn điện vận hành máy, doanh nghiệp bạn chỉ cần xem ổ điện và chuôi cắm đã khớp với nhau hay chưa. Nếu chưa khớp thì nên sửa lại cho chắc chắn. Vì trong thời gian máy hủy tài liệu làm việc có thể gây ra hiện tượng rung lắc nhẹ, làm lỏng chốt cắm, sẽ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của máy.
  • Kiểm tra máy hủy tài liệu, giấy tờ văn phòng: Bạn nên kiểm tra kỹ từ trên xuống dưới máy, từ lưỡi dao xem có vật lạ, bụi bẩn hoặc thứ gì vướng vào hay không. Nếu mọi thứ đều ổn, bạn cần đóng kín thùng rác và kiểm tra lại phích cắm, ổ điện xem mọi thứ đã an toàn chưa.
  • Doanh nghiệp nên chú ý đặt máy hủy giấy cách tường khoảng 15cm, đặt nơi bằng phẳng, khô ráo và không đặt gần các chất gây cháy nổ.
  • Trong quá trình vận hành và sử dụng máy hủy tài liệu, nhân viên cần tránh để các đồ vật khác bị cuốn vào máy. Khi sử dụng, chú ý chỉ hủy tài liệu với số lượng được cho phép. Doanh nghiệp có thể xem các thông số chính xác từ nhà sản xuất, không nên hủy quá nhiều giấy vượt mức cho phép vì điều đó sẽ làm hỏng lưỡi dao của máy hủy tài liệu.
  • Nên để máy hủy tài liệu, giấy tờ văn phòng nghỉ từ 5 – 10 phút rồi mới tiếp tục sử dụng, tránh tình trạng máy bị nóng và gây cháy mô-tơ.

Bước 3: Sau khi sử dụng

Sau khi sử dụng máy hủy tài liệu, bạn nên chú ý thùng rác hủy xem đã đầy hay chưa. Nếu đầy thì bạn hãy đổ đi, sau đó vệ sinh thùng chứa. Hầu hết các máy hủy tài liệu đều ngừng hoạt động khi thùng chứa rác đầy và sẽ có thông báo trên bảng điều khiển của máy. Sau khi sử dụng xong, hãy rút ổ cắm và nguồn điện đề bảo vệ máy và tránh tình trạng nguy hiểm từ điện có thể xảy ra.

4. Lưu ý vệ sinh khi sử dụng máy huỷ tài liệu

  • Để vệ sinh máy, đầu tiên bạn cần ngắt nguồn điện của máy hủy tài liệu để đảm bảo an toàn cho quá trình làm vệ sinh.
  • Theo dõi đèn báo của máy hủy tài liệu để đổ thùng chứa các tài liệu đã bị hủy. Tránh việc thùng rác quá đầy dẫn đến tình trạng lưỡi dao bị kẹt trong khi đang hoạt động.
  • Khi vệ sinh máy, bạn nên thấm dung dịch cồn vào khăn mềm, chú ý cẩn thận không để dung dịch rơi vào động cơ của máy. Sau đó hãy lau sạch các bụi mực bám vào máy và lưỡi dao.
  • Chú ý lau sạch lưỡi dao vì sử dụng lâu ngày sẽ làm lưỡi dao dính bụi và mực, cũng như dầu bôi trơn bám vào sẽ làm mòn lưỡi dao.
  • Thường xuyên tra dầu bôi trơn vào trục cuốn để máy vận hành êm, giảm tiếng ồn của bộ phận cắt giấy trong quá trình hoạt động. Sau khi các phụ kiện đã khô ráo, bạn cần tiến hành lắp ráp lại và vận hành máy bình thường.

5. Các mẫu máy huỷ tài liệu phổ biến hiện nay

máy hủy tài liệu Nikatei PS-850C
Máy hủy giấy Nikatei PS-850C

(Nguồn: https://nikatei.com.vn/)

  • Công nghệ từ Nhật Bản
  • Dung tích thùng đựng giấy hủy lớn, giúp doanh nghiệp hủy một lượng lớn tài liệu mà không phải dọn thùng liên tục nhiều lần, giúp tiết kiệm thời gian 
  • Với chức năng tự động ngừng khi kẹt giấy, khi quá tải hoặc khi tài liệu được hủy xong, giúp kéo dài tuổi thọ máy cũng như tiết kiệm điện năng cho doanh nghiệp
  • Có khả năng hủy hầu hết các loại giấy, CD, thẻ tín dụng,… đảm bảo an toàn bảo mật các thông tin tuyệt đối
  • Nikatei PS-850C có bánh xe khiến việc di chuyển trở nên dễ dàng hơn, di chuyển đến các vị trí khác nhau, phục vụ hủy tài liệu nhanh chóng hơn
  • Tốc độ hủy nhanh chóng và chống ồn tuyệt đối
Silicon PS-800c với kích thước nhỏ gọn
Máy hủy giấy Silicon PS-800c

(Nguồn: https://silicon.com.vn/)

Ưu điểm vượt trội của Silicon PS-800c:

  • Thiết kế nhỏ gọn, nhẹ và sang trọng
  • Chức năng hủy được hầu hết các loại giấy tờ, đĩa CD, DVD…
  • Máy có độ ồn thấp trong lúc vận hành, rất phù hợp với không gian văn phòng của doanh nghiệp
  • Chức năng tự động khởi động vô cùng thuận tiện, dừng khi hủy xong và trả giấy lại khi bị kẹt
  • Ngăn chứa giấy hủy rộng, lên đến 21 lít giúp giảm số lần dọn dẹp thùng chứa của máy
máy hủy giấy thương hiệu Silicon
Máy hủy giấy Silicon PS-812C

(Nguồn: https://silicon.com.vn/)

  • Máy hủy tài liệu Silicon PS-812C được thiết kế với tính linh hoạt và thẩm mỹ cao
  • Sản phẩm được thiết kế với độ ồn thấp khi vận hành nên hầu như không ảnh hưởng đến môi trường làm việc của doanh nghiệp
  • Có chức năng trả ngược giấy nếu bị kẹt và chức năng chống kẹt giấy
  • Máy có thể tự khởi động hoặc tắt máy sau khi đã hủy xong, với tính năng ưu việt này giúp người sử dụng tăng sự an toàn và tiết kiệm điện trong quá trình sử dụng

6. Tổng kết 

Thông qua bài chia sẻ trên đây, ATALINK hy vọng Quý doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về lợi ích máy huỷ tài liệu, giấy tờ văn phòng và cách sử dụng máy hiệu quả để tăng tuổi thọ của máy. 

Trường hợp Qúy doanh nghiệp đang tìm hiểu và muốn mua máy huỷ tài liệu, giấy tờ văn phòng hãy tham khảo ngay tại Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK. Tại đây, chúng tôi kết nối hàng nghìn Nhà cung cấp uy tín hàng đầu, có đa dạng các chủng loại sản phẩm máy huỷ tài liệu, giấy tờ văn phòng với khách hàng doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần công nghệ ATALINK còn là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp quản trị chuỗi cung ứng trên tảng công nghệ điện toán đám mây, hướng đến tích hợp vào chuỗi giá trị toàn cầu.

Đánh giá bài viết này
Hướng dẫn cách sử dụng máy huỷ tài liệu văn phòng Máy huỷ tài liệu văn phòng ngày nay trở thành thiết bị không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội mà chúng mang lại. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng và bảo dưỡng máy chuẩn […]
5 1 5 1
0 / 5

Your page rank:

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
MẠNG XÃ HỘI
396Lượt thíchThích
188Người theo dõiĐăng Ký
- Advertisment -
Bài viết phổ biến
NHÀ CUNG CẤP